xSuite schaltet KI-Agenten zusammen
Agentic Accounts Payable heißt, KI-Agenten mit- statt nur nebeneinander wirken zu lassen
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Was können KI-Agenten in der Rechnungsverarbeitung besonders gut? Führende Analystenhäuser identifizieren hier die Bereiche Datenerfassung, Matching, Ausnahmebehandlung und Risikoprüfung. Deren Prozesse werden durch Agenten schneller, robuster und effizienter. Falsch liegt allerdings, wer dies schon für Agentic AP hält.
Eingangsrechnungen zu verarbeiten, ist traditionell mit viel manueller Handarbeit verbunden. Gleichzeitig hat man es hier mit hohen Volumina sowie strukturierten, regelbasierten Prozessen zu tun. Drei Charakteristika, welche die Rechnungsverarbeitung zu einem besonders prädestinierten Einsatzfeld für Künstliche Intelligenz machen.
Folglich finden sich in der Praxis bereits eine Reihe von Anwendungsfällen, bei denen KI-Agenten Kreditoren-Teams bei manuellen Mikroentscheidungen unterstützen und ihre Arbeit damit erleichtern bzw. beschleunigen. Rechnungen mit Bestellungen in SAP abgleichen etwa, Abweichungen im 3-Way-Match oder auffällige Kontobewegungen erkennen.
Was unterscheidet KI-Automatisierung von Agenten im engeren Sinn?
Wenn Softwareanbieter im Umfeld der Rechnungsverarbeitung heute von KI-Automatisierung sprechen, sind zumeist solche intelligenten Agenten im engeren Sinn gemeint. In der Tat schaffen diese bereits messbaren Nutzen: weniger manuelle Eingriffe, bessere Ausnahmebehandlung, mehr Prozessqualität, mehr Transparenz. Nur sollte man dort nicht stehenbleiben. Bestehende Arbeitsschritte schneller auszuführen, kann nur ein Aspekt der strategischen Zukunft der Rechnungsverarbeitung sein. Es geht vielmehr darum, die Rolle der kreditorischen Buchhaltung insgesamt aufzuwerten. Weg vom reaktiven Abarbeiten, hin zu einer Abteilung, die aktiv zu Compliance, Liquidität, Risikosteuerung und Lieferantenmanagement beiträgt.
Dafür müssen KI-Agenten nicht nur isoliert nebeneinanderher, sondern konzertiert zusammenarbeiten, mit einem gemeinsam formulierten Ziel. Dann – und nur dann – spricht man von „Agentic Accounts Payable (AP)“. Die xSuite Group hat ihr Lösungsangebot für Agentic AP in SAP in den letzten Monaten stark ausgebaut.
Koordinierte Bearbeitung ganzer Prozesszusammenhänge
Rechnungs- mit Bestelldaten zu vergleichen, ist hilfreich. Das Gesamtziel dürfte aber eher lauten, eine Rechnung compliant, risikobewusst, skonto-orientiert und mit minimalem manuellem Aufwand durch den gesamten Prozess zu schleusen. Derart formuliert, ist klar, dass an der Erfüllung dieses Ziels mehrere Agenten beteiligt sein müssen. Diese gilt es folglich entsprechend zu orchestrieren. An die Stelle einer losen Kette von Einzelaufgaben tritt damit eine eigenständige Bearbeitung ganzer Prozesszusammenhänge.
Einzelne Agenten von xSuites KI-Suite „Mira“ greifen dafür gezielt ineinander, koordiniert durch einen Orchestrator. Ein Matching Agent extrahiert zunächst die relevanten Positionen aus einer Rechnung, ergänzt sie mit SAP-Stammdaten und führt einen Abgleich durch. Er übergibt den Vorgang an den Verification Agent, der überprüft, ob eine vollständige Verbuchung im Hintergrund bereits möglich ist (etwa im Fall eines 3-Wege-Match), und weiter an einen Workflow Agent, der die nächsten Aufgaben übernimmt (Prüfer/Kontierungen vorschlagen, Weiterleiten zur Buchung und Zahlung).
Agentic AP in SAP – wie kann die Zukunft aussehen?
Eine Rechnung über 100.000 Euro enthält zum Beispiel drei Prozent Skonto und sollte daher priorisiert beglichen werden. Eine klassische Automatisierung durch einzelne Agenten kann sie zwar schneller verarbeiten, ein agentisches System geht jedoch einen Schritt weiter und bewertet zusätzlich, ob das Skonto tatsächlich genutzt werden sollte. Es analysiert, ob Vertragsbedingungen eingehalten wurden, ein SLA erfüllt ist, der Lieferant in der Vergangenheit Auffälligkeiten gezeigt hat oder ob ein optimierter Zahlungszeitpunkt die Liquidität positiv beeinflusst.
Damit fragt Agentic AP weiterführend: Welche finanzielle Entscheidung ist in der jeweiligen Situation die sinnvollste? Buchhaltungsteams, die den Übergang von isolierter Automatisierung hin zu echter agentischer Zusammenarbeit erfolgreich gestalten, können sie beantworten. Ihnen gehört deshalb die Zukunft.
