Was Finance-Teams 2026 wirklich bewegt

Welche Entwicklungen setzen Finanz- und Rechnungswesen derzeit aus Ihrer Sicht am stärksten unter Veränderungsdruck?

Tim Breuner: Regulatorische Vorgaben sind hier ein wesentlicher Faktor. In vielen europäischen Ländern und weltweit nehmen die Regelungen durch die (Finanz-)Behörden deutlich zu. Besonders die Bereiche E-Invoicing und E-Reporting greifen massiv in jahrzehntelang gelebte und aus Unternehmenssicht optimierte Prozesse ein. Hier müssen die eigenen Systeme, Prozesse und die Qualifikationen der Mitarbeitenden an die neuen Vorgaben angepasst werden. Zusätzlich wirken Cloud-Computing und KI immer stärker auf das Finanz- und Rechnungswesen. Viele Systemanbieter bringen neue Funktionen und Tools in immer kürzeren Abständen auf den Markt. Häufig sind diese Neuerungen nur noch als Cloud-Anwendung verfügbar oder basieren auf Künstlicher Intelligenz. Für Entscheiderinnen und Entscheider im Finanz- und Rechnungswesen wird es deshalb wichtiger, genau zu prüfen: Wo schaffen Cloud-Lösungen und KI im Rechnungswesen echten Mehrwert für bestehende Prozesse – und wo handelt es sich vor allem um einen technologischen Trend?

Wo spüren Unternehmen diesen Veränderungsdruck ganz konkret im Alltag bereits heute – eher in Prozessen, Systemen, Organisation oder Rollen?

Der Veränderungsdruck zeigt sich im Zusammenspiel all dieser Punkte. Ein zunehmend dynamisches regulatorisches Umfeld trifft auf lang gelebte und erprobte Prozesse. Die Mitarbeitenden, die diese Prozesse am tiefsten durchdrungen haben und am besten verstehen, gehen gerade oder innerhalb der nächsten Jahre in Rente. Hier geht Wissen verloren, wenn wir nicht aktiv gegensteuern. Parallel müssen neue Mitarbeitende in einer Phase eingearbeitet werden, in der viele Unternehmen ihre SAP-Strategie noch konkretisieren – etwa mit Blick auf Benutzeroberflächen wie den Wechsel von SAP GUI zu SAP Fiori oder eine hybride Nutzung beider Lösungen. Dadurch werden Einarbeitung und Wissenstransfer im Finanz- und Rechnungswesen noch wichtiger. Gleichzeitig steigen die Anforderungen: Unternehmen müssen neues SAP-Wissen aufbauen, bestehendes Prozesswissen sichern und ihre Teams auf zukünftige Arbeitsweisen vorbereiten.

Beim Thema E-Rechnung: Wo sehen Sie aktuell die größten praktischen Herausforderungen für Unternehmen in der Umsetzung?

Eine große Herausforderung sehe ich darin, das nötige Mindset aufzubauen. Die Mitarbeitenden müssen verstehen, dass nicht mehr die grafische Darstellung der Rechnung als PDF oder der Papierausdruck mit Logo und Layout die Basis für die rechtlich bindende Rechnung ist. Maßgeblich ist jetzt das elektronische Dokument, häufig eine XML-Datei. Sie müssen sich also einerseits von der grafischen Darstellung lösen – und andererseits müssen sie zumindest in Grundzügen lernen, die technische Struktur des XML zu verstehen und zu ‚lesen‘.

Gibt es insbesondere bezogen auf Deutschland noch Aspekte, die Sie als problematisch erachten?

Ja, insbesondere mit Blick auf Deutschland sehe ich zwei Punkte kritisch. Der erste Punkt ist: Wir haben seit rund eineinhalb Jahren die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, aber noch keine Pflicht, E-Rechnungen auch zu versenden. Die Folge ist, dass viele Unternehmen bisher kaum E-Rechnungen erhalten – einfach, weil es noch keine Versandpflicht gibt. Wenn diese Pflicht Anfang 2027 kommt, wird das für viele Unternehmen eine sehr intensive Lern- und Umstellungsphase. Der zweite Punkt ist die fehlende Vorgabe für ein einheitliches Übertragungsformat und einen klaren Übertragungsweg in Deutschland. Ich habe bei der Einführung der E-Rechnung in Belgien selbst erlebt, wie gut die Umstellung auf eine vollständig digitale Rechnung über Peppol funktionieren kann. Das ist für mich echte Digitalisierung. In Deutschland halten wir uns mit ZUGFeRD dagegen wieder stärker am ‚Papier‘ fest. Das zeigt sich auch daran, dass viele Kunden in meinem Unternehmen in der bisherigen Kommunikation ZUGFeRD per E-Mail als bevorzugtes Format nennen.

Was sollten Unternehmen bei E-Rechnung und regulatorischen Anforderungen jetzt angehen, um nicht nur Pflichten zu erfüllen, sondern auch Prozesse sinnvoll weiterzuentwickeln?

Ich möchte hier dringend dafür werben, möglichst die vollständige Digitalisierung des Rechnungsprozesses anzustreben. Es sollte also nicht nur darum gehen, regulatorische Anforderungen an die E-Rechnung formal zu erfüllen. Unternehmen sollten die Umstellung nutzen, um ihre Rechnungsprozesse sinnvoll weiterzuentwickeln. Dazu gehört die Wahl eines digitalen, strukturierten Formats ebenso wie die Übertragung über einen dokumentierten und nachvollziehbaren Kanal, zum Beispiel Peppol. Genauso wichtig ist aber, dass die strukturierten Rechnungsdaten sauber und korrekt an den Geschäftspartner übermittelt werden. Wir erleben das aktuell in Polen: Dort übertragen nach der Einführung der E-Rechnung über KSeF viele unserer Lieferanten die Bestellnummer zwar mit, aber nicht im dafür vorgesehenen Feld, sondern in einem Textfeld. Das führt bei uns zu deutlich schlechteren Automatisierungsquoten als vor der Einführung der E-Rechnung – was eigentlich kaum vorstellbar ist. Deshalb müssen Geschäftspartner bei der E-Rechnung eng zusammenarbeiten. Nur wenn digitale Daten korrekt, strukturiert und einheitlich genutzt werden, können die Vorteile der E-Rechnung auf beiden Seiten ausgeschöpft werden. Erst dann profitieren auch die Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen wirklich davon.

KI wird im Finance-Umfeld derzeit viel diskutiert. In welchen Anwendungsfeldern sehen Sie schon heute einen realistischen und praxistauglichen Nutzen?

Finance ist sehr geeignet für KI-Use-Cases. Bereits beim Machine-Learning konnten die Prozesse von den im Finance-Bereich oft schon gut strukturierten Daten profitieren. Zudem gibt es meist relativ klare Regeln und Vorgaben. Das vereinfacht die Nutzung künstlicher Intelligenz. Da Finance oft große Mengen an Daten verarbeitet, bieten sich hier insbesondere strukturierende und Anomalien-erkennende Anwendungsfälle an. Ich sehe hier viele interessante Möglichkeiten: von Vorschlagswerten zu Kontierungen bis zu deutlich verbesserter Erkennung von Dubletten bei Eingangsrechnungen. Meiner Meinung nach muss es auch nicht immer eine eigene und neue Applikation sein. Wirklich nützlich kann eine saubere und für die Nutzer:innen oft nicht direkt wahrnehmbare Integration in die Standardprozesse sein.

Wo liegen aus Ihrer Sicht aktuell noch Grenzen oder Hürden beim Einsatz von KI und Automatisierung im Finanz- und Rechnungswesen?

KI lebt und stirbt mit den Daten, mit denen sie trainiert wird. Wenn die Datenqualität fragmentiert oder nicht ausreichend ist, werden auch die Ergebnisse nicht das Niveau erreichen, das für das Vertrauen der Nutzenden notwendig ist. Gerade im Finanz- und Rechnungswesen ist Vertrauen aber entscheidend. Unternehmen und Anwender müssen deshalb an jedem Prozessschritt die Möglichkeit haben, einzugreifen und Ergebnisse der KI zu überprüfen. Dieses Prinzip ‚Human in the Loop‘ ist aus meiner Sicht eine zentrale Voraussetzung für den sinnvollen Einsatz von KI im Finance-Bereich. Wichtig ist außerdem, dass Vorschläge und Entscheidungen der KI nachvollziehbar und auditierbar bleiben. Nur wenn Unternehmen prüfen können, wie Ergebnisse zustande kommen, lässt sich KI im Finanz- und Rechnungswesen verantwortungsvoll und nachhaltig einsetzen.

Welche Rolle spielt die Cloud-Transformation für moderne Finanzprozesse — und welche Voraussetzungen sollten Unternehmen dafür mitbringen?

SAP Document & Reporting Compliance (SAP DRC) ist ein gutes Beispiel dafür, dass Cloud-Lösungen grundsätzlich die Geschwindigkeit erhöhen können, in der gesetzliche Änderungen zur Verfügung gestellt werden. Das ist ein klarer Vorteil. Aber Cloud bedeutet nicht einfach ‚konsumieren und fertig‘. Unternehmen brauchen eine echte Cloud-Readiness, und die fängt beim Know-how an. Die SAP-Basis von morgen muss hybride Architekturen verstehen und Cloud-Dienste sinnvoll in die eigene Systemlandschaft einbinden können. Das Verkaufsargument ‚mit Cloud brauchen Sie kein eigenes IT-Know-how mehr‘ klingt zwar verlockend, entspricht aber weder der Realität noch ist es langfristig sinnvoll. Wer Cloud-Lösungen ohne eigene Kompetenz betreibt, gibt die Kontrolle über seine Prozesse ab.

Was bedeutet all das für die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT: Was muss sich hier in der Praxis verändern, damit Transformation gelingt?

Die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT war lange von einer klaren Aufgabenteilung geprägt: Der Fachbereich definiert die Anforderungen, die IT setzt sie um. Das hat in einer Welt funktioniert, in der Finance und Controlling stark mit Papier und manuellen Prozessen gearbeitet haben. Diese Welt gibt es so heute aber nicht mehr. Durch die zunehmende Digitalisierung wird es für Mitarbeitende im Fachbereich immer wichtiger, auch technische Zusammenhänge zu verstehen. Ein Beispiel dafür ist die E-Rechnung: Wer heute mit E-Rechnungen arbeitet, sollte zumindest in Grundzügen wissen, was eine XML-Struktur ist und wie sie funktioniert. Das kann auf Dauer nicht allein Aufgabe der IT oder des Prozessmanagements sein. Es ist eine neue Anforderung an den Fachbereich selbst. Gleichzeitig muss sich auch die IT immer schneller in fachliche Themen einarbeiten, um die Anforderungen aus Finance und Controlling wirklich zu verstehen. Außerdem muss sie neue technische Möglichkeiten kennen, um den Fachbereich gut beraten zu können. Transformation gelingt nur, wenn beide Seiten bereit sind, in einem gewissen Maß voneinander zu lernen.

Mit Blick auf die "DSAG-Thementage: SAP Financials": Welche Impulse, Erfahrungen oder Lösungsansätze sollten Teilnehmende aus der Veranstaltung idealerweise für ihre eigene Praxis mitnehmen?

Die DSAG-Thementage SAP Financials finden in diesem Jahr zum ersten Mal statt. Wir wollen mit dieser Veranstaltung alle Gremien aus dem Bereich Financials zusammenbringen: Die Arbeitskreise Financials, Steuern und Globalization. Denn viele Themen wie E-Rechnung, KI, regulatorische Anforderungen und übergreifende Prozesse machen an den Grenzen dieser Gremien nicht Halt. Die Veranstaltung soll der Community die Gelegenheit geben, sich auszutauschen und auch einmal über den eigenen Tellerrand zu schauen. Ich wünsche mir, dass die Teilnehmenden Folgendes mitnehmen: Einerseits konkrete Antworten auf Fragen, die sie heute schon haben. Und andererseits ein Gespür dafür, welche Fragen sie sich für die Zukunft stellen sollten. Gerade in einem Umfeld, das sich so schnell verändert, ist das manchmal wertvoller als jede fertige Lösung.

Vielen Dank für das Gespräch!