SAP-Verträge: Rechtliche Grundlagen, wichtige Regelungen, Fallstricke

Viele SAP-Anwenderunternehmen empfinden SAP-Verträge als unübersichtlich. Sie bestehen aus vielen einzelnen Dokumenten und die Preis- und Konditionsliesten bei SAP ändern sich häufig. Im impulsant-Interview gibt Dr. Jana Jentzsch, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Informationstechnologierecht, Partnerin bei BHO Legal, einen Einblick, wie Anwender:innen SAP-Verträge am besten verstehen lernen und Fallstricke vermeiden. Vertieft wird das Ganze dann im DSAG-Academy-Seminar „SAP-Verträge verstehen und gestalten: Rechtliche Grundlagen, wichtige Regelungen, Fallstricke“.

Frau Dr. Jentzsch, viele SAP-Kunden empfinden die „SAP-Vertragswelt“ als unübersichtlich. Wo liegen aus Ihrer Sicht die größten strukturellen Herausforderungen, und wie kann man sich als Anwenderunternehmen systematisch einen Überblick verschaffen?

Dr. Jana Jentzsch: Die größte Herausforderung ist die Vielzahl dynamisch versionierter Dokumente und Verweisungsketten, was zu einer sehr hohen Komplexität des Gesamtvertragswerks führt. Ein Contract-Dossier mit allen Vertragsdokumenten und klarer Rangfolge schafft Orientierung und unterstützt genau das Ziel unseres Seminars: mehr Sicherheit in der Beurteilung und Handhabung von SAP-Verträgen zu erlangen.

SAP-Verträge bestehen aus einer Vielzahl einzelner Dokumente. Welche Dokumente sind aus rechtlicher Sicht besonders kritisch – und warum sollten Kunden diesen besondere Aufmerksamkeit schenken?

Grundsätzlich können sich in jedem Dokument, das Vertragsbestandteil wird, rechtlich hoch kritische Regelungen befinden. Da die Dokumente zudem regelmäßig Änderungen unterliegen, ist es schwierig, hier eine abschließende Auswahl zu nennen. Besondere Aufmerksamkeit sollte mindestens auf der Order-Form, den Produkt-/Nutzungsbeschreibungen, den AGB sowie SLAs und DPA einschließlich Security-Measures liegen. Das bedeutet aber nicht, dass andere Vertragsbestandteile per se außer Betracht gelassen werden dürfen.

Preis- und Konditionenlisten ändern sich bei SAP häufig. Welche rechtlichen Risiken ergeben sich daraus konkret für Bestandskunden, und wie können sich Unternehmen hier besser absichern?

Preis- und Konditionsänderungen bergen Risiken durch – insbesondere bei Cloud-Software – konkrete einseitige Anpassungsrechte von SAP, dynamische Verweise und Metrikänderungen. Unternehmen riskieren, die Kontrolle über den Lizenzbestand und ihre Nutzungsrechte zu verlieren, wenn sie die Änderungen nicht nachvollziehen und inhaltlich prüfen. Nicht jede Änderung ist auf einen bestehenden Vertrag auch anwendbar. Im On-Premises-Bereich gilt grundsätzlich die PKL, die bei Vertragsabschluss der Order-Form beigefügt wurde.

In der Praxis sehen wir immer wieder Unsicherheiten bei der Abgrenzung von Lizenzen, Pflege und Cloud-Leistungen. Wo treten aus Ihrer Erfahrung die häufigsten Missverständnisse auf – insbesondere im Vergleich On-Premise vs. Cloud?

Nicht allen Kunden ist klar, dass ein Wechsel von On-Premises zu Cloud aus rechtlicher Sicht einen Wechsel von einem Kaufvertrag hin zu einem Miet- und Dienstleistungsvertrag darstellt. On-Premises-Lizenzen sind in den meisten Fällen gekauft und die Kunden haben unbefristete Nutzungsrechte. Kündbar ist nur die Pflege, nicht aber die Lizenz. In der Cloud ist auch die Lizenz kündbar. Im Seminar arbeiten wir die Unterschiede von On-Premises-, Cloud-, und RISE- Vertragswerken heraus.

Themen wie RISE with SAP und BTP gewinnen stark an Bedeutung. Welche vertraglichen Besonderheiten oder Fallstricke sollten Unternehmen hier unbedingt kennen, bevor sie unterschreiben?

Dieser Frage widmen wir uns im Seminar und eine Antwort an dieser Stelle würde vermutlich den Rahmen sprengen. Unternehmen sollten verstehen, welche Risiken durch eine Akzeptanz der Verträge ohne Nachverhandlungen für sie entstehen. Bei RISE with SAP und der BTP liegt hier ein Augenmerk auf spezifischen Regelungen für die jeweilige Cloud-Umgebung.

AGB-Recht, Vertragsrecht und Urheberrecht spielen bei SAP-Verträgen eine große Rolle. Welche dieser rechtlichen Grundlagen wird Ihrer Meinung nach von IT- und SAP-Verantwortlichen am meisten unterschätzt?

Alle genannten Rechtsbereiche haben für Software-Lizenzverträge große Bedeutung. Hinzu kommen auch noch z. B. Regelungen des EU Data Acts, des EU AI Acts, des Wettbewerbsrechts und des Exportkontrollrechts. Ich würde nicht sagen, dass eine konkrete rechtliche Grundlage am meisten unterschätzt wird, sondern das Recht allgemein. Wer nur nach einem schnellen kommerziellen Deal strebt und die eigene Rechtsposition nicht ausreichend beachtet, verkennt, dass dies nachträglich zu hohen Mehrkosten führen kann.

Aus Ihrer langjährigen Beratungspraxis: Gibt es typische Vertragsklauseln oder Formulierungen, bei denen bei SAP-Kunden regelmäßig „rote Flaggen“ übersehen werden?

Ja, sogar recht viele. Klassische juristische Beispiele sind die Bereiche Haftung, Gewährleistung und Datenschutz, aber auch dem Thema Nutzungsrechte kommt vor dem Hintergrund der konkreten Rechte der Kunden bei Cloud-Lösungen und insbesondere bei dem Einsatz von KI-Funktionen eine hohe Bedeutung zu.

Wenn Sie den Teilnehmenden einen zentralen Praxistipp mitgeben dürften: Was sollten Unternehmen künftig anders machen, um SAP-Verträge sicherer zu bewerten und besser zu verhandeln?

Kunden sollten den Anspruch haben, nicht nur das verstehen zu wollen, was der SAP-Vertrieb erklärt, sondern das, was in den Verträgen steht. Hierzu bedarf es der Bildung interdisziplinärer Teams und eine Projektplanung mit ausreichendem zeitlichem Vorlauf. 

Vielen Dank für das Gespräch!

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