SAP S/4HANA bei den SWM Magdeburg: Transformation gemeinsam gestalten

Frau Hänsch, Sie beschäftigen sich seit vielen Jahren mit der digitalen Transformation bei den SWM Magdeburg. Was sind aus Ihrer Sicht derzeit die größten Herausforderungen für Energieversorger?

Hänsch: Eines unserer zentralen Themen ist auf jeden Fall die Dekarbonisierung. Damit verbunden sind hohe Investitionen in unsere Netze, und das betrifft nicht nur Strom, sondern auch Gas, Wasser und Fernwärme. Gleichzeitig verändern sich die Anforderungen an die Netze massiv: Die Leistung, die wir beispielsweise im Strombereich abnehmen oder einspeisen, schwankt immer stärker. Wenn mittags die Sonne scheint und viele Photovoltaikanlagen produzieren, sinkt der Leistungsbedarf. Wenn Sonne und Wind aber ausbleiben, kehrt sich die Situation innerhalb kurzer Zeit exakt um. Und genau das müssen wir prognostizieren und entsprechend wirtschaftlich planen. Dazu kommen Digitalisierung und Resilienz sowie die stetig steigenden regulatorischen Anforderungen. Die Marktkommunikation verändert sich regelmäßig, denken wir hier alleine an den 24-Stunden-Lieferantenwechsel, und zusätzlich haben wir konstant mit neuen Herausforderungen in punkto Informationssicherheit, Datenschutz und Cybersecurity zu tun. Für uns bedeutet das: Wir müssen nicht nur technologisch Schritt halten, sondern unsere Prozesse und Arbeitsweisen insgesamt zukunftsfähig aufstellen. Genau hier setzt unsere SAP-S/4HANA-Transformation an.

Veränderung ist damit für Energieversorger also kein Ausnahmezustand mehr, sondern das neue Normal. Genau in diesem Umfeld läuft Ihre SAP-S/4HANA-Transformation. Was ist für Sie der eigentliche Nutzen?

Hänsch: S/4HANA ist für uns die Basis, also die technologische und funktionale Grundlage, um erstens unsere Geschäftsmodelle weiterzuentwickeln und Prozesse zu verbessern und zweitens, um darauf branchenspezifische Lösungen aus SAP S/4HANA Utilities sowie Automatisierung und Analyse aufzusetzen. Und das ist ein wirklich wichtiger Punkt: Wir haben nicht einfach unser altes System technisch ersetzt. Sondern wir haben uns ganz genau angesehen, welche Prozesse wir künftig anders und einfacher gestalten können und wo inzwischen SAP-Standardlösungen verfügbar sind, für die wir früher eigene Lösungen entwickelt hätten und haben. Deshalb sehe ich S/4HANA weniger als reines IT-System, sondern als eine Art Fähigkeitsplattform: Damit schaffen wir Möglichkeiten, unsere Prozesse effizienter zu gestalten und uns organisatorisch als auch prozessual stabil für die Zukunft aufzustellen.

Gibt es dafür ein konkretes Beispiel?

Hänsch: Mit S/4HANA haben wir die Plattform geschaffen, um bestehende Leistungen weiterzuentwickeln, neue Dienstleistungen aufzubauen und unsere Prozess- und IT-Kompetenz künftig beispielsweise auch anderen Stadtwerken anzubieten. Gerade kleinere Versorger stehen angesichts steigender regulatorischer Anforderungen vor großen Herausforderungen, und diese können wir mit unserer Branchen- und IT-Erfahrung unterstützen. Gleichzeitig entstehen durch standardisierte Prozesse und eine skalierbare IT-Infrastruktur in der SAP-S/4HANA-Welt zusätzliche Effizienzpotenziale.

Und wie genau profitieren die Anwenderinnen und Anwender der SWM Magdeburg?

Hänsch: Die Technologie muss im Arbeitsalltag einen Unterschied machen. Wenn Mitarbeitende Informationen heute schneller bekommen, weniger manuelle Arbeit haben oder eine Aufgabe nicht mehr über mehrere Excel-Listen und Zwischenschritte erledigen müssen, ist das ein konkreter Nutzen, der unglaublich motivieren kann. Ein passendes Beispiel hierfür sind unsere Auswertungen. Wir hatten Prozesse, bei denen Daten aus SAP herausgezogen und anschließend manuell in Excel aufbereitet wurden. Heute können wir die vorhandenen SAP-Daten automatisiert auswerten und die benötigte Statistik direkt bereitstellen. Das ist für mich Digitalisierung mit einem klaren Anwendernutzen.

Welche weiteren Lösungen aus dem SAP-Kosmos spielen eine Rolle?

Hänsch: Mit SAP Signavio können wir beispielsweise überprüfen, ob Prozesse tatsächlich so laufen, wie wir sie geplant haben. Dafür erhalten wir Prozesskennzahlen und damit eine Grundlage für Steuerung und Verbesserung. Das ist für uns relevant, weil wir Führungskräften in den Fachbereichen künftig bessere Werkzeuge an die Hand geben wollen. Wir arbeiten daran, entsprechende Informationen in Dashboards aufzubereiten. Das ist ein Fortschritt.

Damit sind wir beim Thema „People-Business“. Warum ist Transformation aus Ihrer Sicht vor allem eine Frage der Menschen?

Hänsch: Technisch ist es meistens möglich, etwas von A nach B zu transformieren. Natürlich gibt es technische Herausforderungen, das trifft alle Unternehmen in allen Branchen. Aber am Ende sind es die Menschen, die mit den Systemen arbeiten und die miteinander arbeiten. Ich komme ursprünglich aus der Forschung. Dort ist es selbstverständlich, neue Dinge auszuprobieren. Deshalb hat es mich anfangs überrascht, wie schwer sich manche Menschen mit Veränderungen tun. Heute verstehe ich das besser. Menschen brauchen Sicherheit. Und gerade in einer Zeit, in der sich ohnehin sehr viel verändert, kann ein vertrauter Prozess viel Sicherheit geben.

Wie gelingt es, Menschen für eine Veränderung zu gewinnen?

Hänsch: An vielen Stellen durch Gespräche. Man muss versuchen, die andere Seite zu verstehen und gleichzeitig die eigene Sichtweise zu erklären. Dann kann man gemeinsam nach einem Kompromiss suchen. Wenn das übergeordnete Ziel nicht klar ist, diskutiert man sich auf den unteren Ebenen endlos fest. Für mich braucht Transformation deshalb beides: Eine klare Richtung von oben und die Bereitschaft, die Menschen auf dem Weg dorthin mitzunehmen. Man kann nicht einfach mit dem Hammer etwas durchsetzen, davon profitiert am Ende niemand.

Wie weit ist die Transformation bei den SWM Magdeburg inzwischen fortgeschritten?

Hänsch: Wir arbeiten seit etwa 2017 an unserer Transformation. Das S/4HANA-Utilities-Projekt ist dabei ein großer Meilenstein. Aktuell geht es um die letzten Schritte der Transformation und darum, das S/4HANA-Utilities-Projekt abzuschließen. Daneben entwickeln wir weitere Themen weiter, beispielsweise unser Asset-Management im Netzbetrieb. Wir wollen Prozesse, die sich über die Jahre in den einzelnen Sparten unterschiedlich entwickelt haben, wieder stärker zusammenführen. Ziel ist auch hier, Prozesskosten zu reduzieren und bessere Möglichkeiten zur automatisierten Steuerung zu schaffen. Wichtig ist aber: Mit dem Go-live ist die Transformation nicht abgeschlossen, uns beschäftigen aktuell Themen wie Optimierung oder auch Stabilisierung.

Was waren auf diesem langen Weg Ihre wichtigsten Learnings?

Hänsch: Dass man einen langen Atem braucht. Wir hatten an vielen Stellen sehr optimistische Zeitpläne und konnten sie nicht immer einhalten. Dafür gab es technische Gründe, organisatorische Gründe und manchmal auch Prozesse, die einfach zäher waren als gedacht. Das ist nicht immer optimal, war jedoch schneller und kostengünstiger zu implementieren. Solche Themen lassen sich nicht immer parallel zum Tagesgeschäft so schnell lösen, wie man es gerne möchte. Das Tagesgeschäft muss schließlich weiterlaufen, Rechnungen müssen bezahlt, Bestellungen bearbeitet und Kundenanfragen beantwortet werden. Gleichzeitig soll man die bestehenden Prozesse grundlegend verändern. Das miteinander zu verbinden, ist eine der größten Herausforderungen.

Was würden Sie deshalb jemandem sagen, der eine solche Transformation möglichst schnell durchführen möchte?

Hänsch: Ich würde sagen: Findet euer Tempo. Als ich bei SWM Magdeburg angefangen habe, hat mein damaliger Chef einmal zu mir gesagt: ‚Frau Hänsch, das ist kein Sprint. Das ist ein Marathon.‘ Damals dachte ich noch, dass alles viel zu langsam geht. Heute sehe ich das anders. Man geht diesen Weg nicht alleine. Man muss andere Menschen mitnehmen. Wenn man versucht, zu viele Menschen gleichzeitig mit zu viel Tempo mitzuziehen, geht einem irgendwann die Puste aus. Ich habe gelernt: Jeder muss seine Schrittgeschwindigkeit finden. Dann kommt man irgendwann auch ans Ziel.

Und was ist für Sie persönlich die wichtigste Erkenntnis aus fast einem Jahrzehnt Transformation?

Hänsch: Dass Technologie alleine keine Transformation macht. Wir können die besten Systeme einführen, aber wenn die Mitarbeitenden nicht verstehen, warum wir etwas verändern, wenn sie keinen Nutzen für ihre tägliche Arbeit erkennen oder wenn sie nicht davon überzeugt sind, dass der neue Weg sinnvoll ist, wird die Transformation nicht nachhaltig funktionieren. Deshalb müssen wir immer beides betrachten: Was kann die Technologie? Und was brauchen die Mitarbeitenden, damit sie diese Technologie sinnvoll einsetzen können? Erst wenn beides zusammenkommt, wird aus einer Systemeinführung eine echte Transformation.

Vielen Dank für das Gespräch!