Geberit nutzt einheitliche Stellenprofile für Recruiting und Talententwicklung
Wie SAP Job Profile Builder eine globale Basis für moderne HR-Prozesse ermöglicht
Stellenprofile gehören zu den Grundlagen der Personalarbeit – und sind in vielen Unternehmen dennoch historisch gewachsen. Auch bei Geberit, dem europäischen Marktführer für Sanitärprodukte, wurden sie lange in unterschiedlichen Dokumenten und Ablagen gepflegt. Mit SAP SuccessFactors und dem Job Profile Builder entstand eine weltweit einheitliche Struktur. Der eigentliche Nutzen zeigte sich jedoch erst, als weitere HR-Prozesse auf dieselbe Datenbasis aufsetzten. Wie das Unternehmen die Umstellung umgesetzt hat und welche Erfahrungen es dabei gemacht hat, das berichten Lia Cordaro und Carina Kronenthaler.
Wer Stellenprofile über Jahre dezentral pflegt, kennt die typischen Begleiterscheinungen: unterschiedliche Versionen desselben Jobs, uneinheitliche Beschreibungen und ein hoher Abstimmungsaufwand mit unterschiedlichsten Stakeholdern. Genau diese Situation wollte Geberit im Zuge der Einführung von SAP SuccessFactors beenden und setzte dafür zusätzlich auf den SAP Job Profile Builder, der bereits 2021 gemeinsam mit Employee Central eingeführt wurde. „Unser Ziel war es, die Stellenprofile zu standardisieren. Wir wollten weltweit einheitliche Jobprofile bei Geberit haben und haben den Job Profile Builder deshalb direkt mit der SuccessFactors-Einführung aktiviert“, sagt Lia Cordaro, IT Application Analyst bei Geberit.
HR-Umfeld braucht Struktur und Konsistenz
Die Ausgangslage war dabei keineswegs ungewöhnlich und ist in vielen Unternehmen bekannter Status quo. Stellenprofile lagen teilweise lokal auf Laufwerken, teilweise in SharePoint oder anderen Ablagen. Einheitliche Vorgaben existierten nur eingeschränkt. „Dadurch entstehen natürlich inkonsistente Jobprofile. Jeder beschreibt eine Stelle etwas anders, wenn es keine Struktur gibt“, beschreibt Cordaro die damalige Situation. Hinzu kam ein organisatorisches Problem: Bearbeiteten mehrere Personen gleichzeitig dieselbe Stellenbeschreibung, ließ sich kaum nachvollziehen, welche Version aktuell war.
Welche Herausforderungen mit dem Job Profile Builder gemeistert wurden.
Zunächst diente der Job Profile Builder vor allem der zentralen Verwaltung der Stellenprofile. Erst mit der Einführung des Recruiting-Moduls zeigte sich, dass die bestehende Job-Architektur nicht alle Anforderungen erfüllte. Geberit arbeitete damals überwiegend mit positionsbasierten Stellenprofilen. Diese ließen sich innerhalb der vorhandenen HR-Prozesse gut verwalten. Für Recruiting erwies sich dieser Ansatz jedoch als wenig geeignet. „Mit der Einführung des Recruiting-Moduls haben wir festgestellt, dass nur rollenbasierte Job-Profile in den Stellenanzeigen sauber dargestellt werden. Daraufhin haben wir unsere Jobarchitektur noch einmal grundlegend überarbeitet“, berichtet Cordaro.
Die Anpassung war dabei weniger eine technische Migration als vielmehr eine fachliche Neuausrichtung. In enger Abstimmung zwischen HR und IT wurde die bestehende Struktur überarbeitet. „Vorher war der Job Profile Builder eher ein eigenständiges Werkzeug“, ergänzt Carina Kronenthaler, ebenfalls IT Application Analyst bei Geberit. „Mit Recruiting wurde noch einmal sehr deutlich, welche unmittelbaren Auswirkungen insbesondere die technische Pflege und das Anlegen der Stellenprofile auf nachgelagerte Prozesse haben.“
Template-Aufbau sowie Titel- und Rollenbezeichnungen sind dank SAP Job Profile Builder nun durchgängig einheitlich. Quelle: GEBERIT
Weltweit eine Job-Sprache geschaffen
Ein zentrales Ergebnis des Job Profile Builder ist ein global einheitliches Template für sämtliche Stellenprofile: Welche Informationen zu einer Stelle gehören, welche Abschnitte verpflichtend sind und wie sie aufgebaut werden, ist heute weltweit identisch geregelt. Das sorgt nicht nur für Vergleichbarkeit, sondern vereinfacht auch die Pflege. „Wir arbeiten weltweit mit einem festen Template. Dadurch sehen Stellenprofile überall gleich aus und folgen derselben Struktur“, erläutert Cordaro. Und es funktioniert: Inzwischen verwaltet Geberit rund 3.300 Stellenprofile auf dieser Grundlage.
Interessant ist dabei die Rollenverteilung. Die inhaltliche Verantwortung liegt nicht ausschließlich bei der Personalabteilung. Änderungen werden von den jeweiligen Führungskräften angestoßen, weil sie die fachlichen Anforderungen ihrer Stellen am besten kennen. Anschließend greifen definierte Freigabeprozesse. „Die Führungskräfte nehmen die Änderungen an den Stellenprofilen vor. Danach läuft alles über einen Genehmigungsprozess“, erklärt Cordaro. Der Vorteil: Damit bleibt die fachliche Expertise dort, wo sie entsteht, während HR die Qualität und Konsistenz der Daten sicherstellt.
Ein Datensatz für mehrere HR-Prozesse
Aus Sicht des Projekt-Teams liegt der größte Nutzen heute nicht mehr in der Verwaltung der Stellenprofile selbst, sondern in deren Wiederverwendung. Während die Profile früher überwiegend dokumentarischen Charakter hatten, bilden sie inzwischen die Grundlage für weitere Prozesse innerhalb von SAP SuccessFactors. „Das Stellenprofil dient nicht nur als Stellenprofil. Es ist gleichzeitig die Vorlage für Stellenausschreibungen – und alle Kolleg:innen arbeiten mit derselben Struktur und denselben Informationen“, sagt Kronenthaler. Das Gute dabei: Der Nutzen wächst mit jedem zusätzlichen Modul. Aktuell führt Geberit das Learning-Modul ein. Hier liefert der Job Profile Builder in Zukunft die Grundlage für eine rollen- und skill-basierte Lernsteuerung und ergänzt so das Learning-Modul, um Lerninhalte gezielt zuordnen und Trainings besser steuern zu können.
Künftig sollen ebenfalls Kompetenzen und Qualifikationen aus den zentral gepflegten Stellenprofilen übernommen werden. „Man pflegt Informationen einmal und kann sie anschließend systemübergreifend verwenden. Genau das reduziert doppelte Pflege und sorgt für konsistente Daten“, erläutert Cordaro. Und somit entwickelt sich der Job Profile Builder von einer administrativen Anwendung zu einer gemeinsamen Datenbasis für verschiedene HR-Prozesse.
Ein Must-have: Veränderung braucht Beteiligung
Die technische Umsetzung war allerdings nur ein Teil des Projekts. Ebenso wichtig war die organisatorische Abstimmung. Bei der Einrichtung und Überarbeitung des Job Profile Builders waren Corporate HR, lokale HR-Organisationen sowie ein internationaler Kreis von rund 15 bis 20 Key Usern beteiligt, die verschiedene Standorte repräsentierten. Wie bei vielen Standardisierungsprojekten mussten unterschiedliche Anforderungen zusammengeführt werden. „Wenn ein größerer Change ansteht, ist es ganz normal, dass zunächst Skepsis besteht und die Akzeptanz erst nach und nach wächst“, sagt Kronenthaler. „Insgesamt haben wir die Umstellung aber gut gemeistert.“
Dass die Akzeptanz heute hoch ist, führt das Projekt-Team vor allem auf den sichtbaren Nutzen zurück. Sobald dieselben Informationen mehrfach verwendet werden können, steigt die Bereitschaft, sie sauber zu pflegen. „Mit Recruiting wurde der Mehrwert deutlich sichtbar, und durch andere Module wie bspw. Learning wird er künftig noch größer werden“, sagt Cordaro.
Berechtigungen konsequent umgesetzt
Im Personalbereich spielen Berechtigungen eine zentrale Rolle. Nach Angaben des Projektteams ließ sich das gewünschte Berechtigungskonzept vollständig mit den Standardfunktionen umsetzen. „Wir sind bei Berechtigungen sehr strikt. Für unsere Anforderungen hat das vorhandene Konzept ausgereicht. Zusätzliche Entwicklungen waren nicht erforderlich“, erklärt Kronenthaler. Entsprechend können nur definierte Personengruppen Änderungen an Stellenprofilen vornehmen. „Nicht jeder kann bei uns ein Stellenprofil bearbeiten. Das Berechtigungskonzept bildet diese Anforderungen vollständig ab“, fasst Cordaro zusammen.
Standardisierung als Grundlage weiterer Digitalisierung
Bei Geberit sind heute neben Employee Central unter anderem Recruiting, Compensation, Performance & Goals sowie Teile von Onboarding produktiv im Einsatz. Weitere Module wie Learning und Time Tracking werden derzeit eingeführt. Und mit jedem zusätzlichen Prozess gewinnt die einheitliche Datenbasis an Bedeutung. Informationen müssen nicht mehrfach gepflegt werden und stehen allen beteiligten Anwendungen konsistent zur Verfügung.
Rückblickend bewertet das Projekt-Team die Einführung deshalb weniger als isoliertes Software-Projekt denn als Schritt hin zu einer gemeinsamen HR-Datenbasis. Die eigentliche Herausforderung bestand nicht darin, Stellenprofile in ein neues System zu übertragen, sondern sie weltweit zu vereinheitlichen und so aufzubereiten, dass sie in unterschiedlichen Prozessen wiederverwendet werden können. „Heute sehen wir den größten Vorteil darin, dass wir Informationen nur einmal pflegen und in mehreren Modulen nutzen können. Genau dadurch entsteht der eigentliche Mehrwert“, fasst Kronenthaler abschließend zusammen.
