SAP DRC: Lizenzierung bleibt (zu) komplex

SAP positioniert SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) als Lösung für elektronische Rechnungen, Reporting und den rechtssicheren Austausch mit Behörden und Geschäftspartnern. In der Praxis fällt die Bewertung jedoch differenzierter aus. So wird die Lösung als eine notwendige Antwort auf regulatorischen Druck betrachtet, und als ein strategischer Hebel zur Standardisierung internationaler Compliance-Prozesse. „Für uns ist die Lösung beides: DRC ist als global nutzbare Lösung die strategische Plattform, um alle legalen Anforderungen im Hinblick auf elektronischen Dokumentenaustausch zu gewährleisten und damit auch eine Pflichtlösung“, sagt Heike Weinlich, Product Owner SAP Document and Reporting Compliance Digital Business Acceleration bei der Evonik Industries AG und stellvertretende Sprecherin der DSAG-Arbeitsgruppe Electronic Invoicing and Reporting. Das sieht Alexander Pass, IT Consultant für Business & Corporate Applications bei Kärcher, ähnlich: „DRC ist eine strategische Plattform, die zunehmend zur Pflichtlösung wird. Global agierende Unternehmen müssen kontinuierlich mit sich wandelnden und komplexer werdenden rechtlichen Anforderungen umgehen. Wer lokale Compliance-Richtlinien nicht beachtet, sieht sich schnell mit Strafzahlungen, wirtschaftlichen Sanktionen oder privatrechtlichen Konsequenzen konfrontiert.“

Elektronische Rechnungen als Auftakt für neue Geschäftsprozesse

Aus Beratungssicht ist jedoch vor der Entscheidung für oder gegen SAP DRC entscheidend, wie das jeweilige Unternehmen aufgestellt ist und wie regulatorische Vorgaben gesehen werden. „Elektronische Rechnungen können den Anstoß liefern, um Geschäftsprozesse zu vereinfachen. Doch dazu ist nicht jedes Unternehmen bereit“, weiß Colin Blöcher-Wohllaib, Sprecher der DSAG-Arbeitsgruppe Electronic Invoicing and Reporting und hauptberuflich Team Lead SAP DRC Consulting eines Beratungshauses. Gleichermaßen sind die Erwartungen der Unternehmen bevor sie in ein DRC-Projekt starten, oft hoch - die Implementierung soll möglichst schnell gehen, die Lösung soll reif sein und Standard- sowie Individualprozesse abdecken.

SAP DRC: Medienbrüche vermeiden, Compliance standardisieren

Global agierende Unternehmen setzen etwa auf DRC, weil sie eine integrierte Lösung benötigen, um den elektronischen Dokumententransfer einheitlich und integriert abwickeln zu können. „Wir haben z. B. eine verlässliche und standardisierte Lösung für die rechtssichere Kommunikation mit lokalen Finanzbehörden und unseren Geschäftspartnern benötigt. DRC ist skalierbar, sodass wir lokale Anforderungen effizient umsetzen und bei Bedarf flexibel auf spezifische Kundenwünsche wie erweiterte Anforderungen an die Rechnungsdatenstruktur, individuelle XML-Erweiterungen oder abweichende Stammdatenlogiken sowie Prozessanpassungen über den SAP-Standard hinaus reagieren können“, so Pass. Für ihn sprechen zudem die tiefe Integration in den SAP-Standard für die Lösung sowie die SAP-Zusage, SAP DRC kontinuierlich an neue lokale Vorgaben anzupassen. „Gleichzeitig vermeiden wir so Medienbrüche in unseren Prozessen und stellen sicher, dass die Daten in einem zentralen System bleiben“, fasst Pass die Vorteile aus Sicht von Kärcher zusammen. „Außerdem war DRC vor zehn Jahren eines der wenigen global nutzbaren Tools für den elektronischen Dokumententransfer. Die Konkurrenzprodukte waren meist nur in einzelnen Regionen einsetzbar“, erinnert sich Weinlich.

Dass DRC international eingesetzt werden kann, ist aus Expert:innen-Sicht der stärkste Nutzen. „DRC ist eine gute Lösung für Unternehmen, die in mindestens drei Ländern SAP-Systeme verwenden. Der Initialaufwand ist schon erheblich – doch mit jedem Land wird es einfacher. Für die reine Abbildung der deutschen Anforderung gibt es bessere, spezialisiertere Partnerlösungen“, sagt Blöcher-Wohllaib. Hier spricht aus seiner Sicht für DRC, dass es ein Tool ist, das viele Mandate in vielen Ländern abbilden kann und dabei durch Kunden und Partner erweiterbar ist. „Außerdem ist es ein erheblicher Mehrwert, dass elektronisches Reporting in S/4HANA integriert werden kann. Andere ‚klassische‘ E-Rechnungsprodukte bieten das nicht“, so Blöcher-Wohllaib. Bisher hatte man pro Report eine eigene Transaktion oder teilweise keine Lösung im Standard. „Es wurde viel per Excel erledigt oder direkt bei der Steuerberatung, was entsprechend kostenintensiv ist”, so Blöcher-Wohllaib.

Technische Hürden bei der SAP-DRC-Einführung

Doch mal eben so leicht einführen, lässt sich die Lösung nicht. Denn: In der Praxis zeigt sich immer wieder: DRC ist nicht gleich DRC. Je nach Land unterscheiden sich Prozesse, technische Umsetzung und teils auch die benötigten Zusatzanwendungen deutlich. Für international aufgestellte Unternehmen bedeutet das viel Abstimmungsaufwand. Enterprise Architects und Business Application Owner müssen sich immer wieder auf neue Vorgehensweisen einstellen – mit entsprechendem Aufwand für Architektur, Betreuung und Betrieb. Auch die Aktivierung von DRC in veralteten Systemen ist eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Unternehmen, die mit DRC auch gleichzeitig in die Cloud starten, sollten besonderes Augenmerk auf die Administratoren-Prozesse legen. „In einer Cloud-Umgebung sind bestehende Prozesse oft nur schwer adaptierbar“, sagt Weinlich und ergänzt: „Darüber hinaus ist die Qualität von Benutzerverwaltung oder Berechtigungswesen in fast allen SAP-Cloud-Produkten nicht vergleichbar mit der ausgereifter On-Premises-Systeme.“

SAP-DRC-Lizenzierung aus DSAG-Sicht zu komplex

Wenngleich vieles für DRC spricht, so hoffen Unternehmen derzeit noch vergebens auf eine globale Compliance-Plattform. Stattdessen landen sie in einer komplexen Lizenz- und Architekturrealität. Weinlich fasst es so zusammen: „Für Unternehmen mit sehr geringem Belegvolumen sind die Lizenzkosten pro Beleg zu hoch. Grund dafür ist die hohe, von SAP vorgegebene Mindestabnahme. Für Unternehmen mit großem Belegvolumen fehlt eine Art Kostendeckel oder Flatrate-Modell. Die Lizenzkosten steigen mit dem Volumen immer weiter, ohne dass ab einer bestimmten Abnahmemenge eine Sättigung oder Begrenzung eintritt“, erklärt Weinlich. Ein ganz konkretes Problem sieht auch Colin Blöcher-Wohllaib in den Lizenzmetriken: „Die Metriken unterscheiden sich teilweise pro Land und sind nicht gedeckelt. Somit ist die Einstiegshürde für manche Unternehmen zu hoch. Hinzukommt, dass SAP auch immer wieder neue Lizenzen je Land einführt, was zusätzlich zur Hürde wird."

Hierin sieht auch Pass von Kärcher eine wesentliche Herausforderung für den praktischen Einstieg: „Die exakte Prognose und Beschaffung der global benötigten Kontingente ist schwierig. SAPs Lizenzmetrik ist hier zu unflexibel. Das zeigt sich insbesondere bei dynamischen Länder-Rollouts.“ Konkret: Verzögert sich beispielsweise ein lokaler Go-live, besteht das Risiko, vereinbarte Abnahmemengen nicht zu erreichen, was zu Leerkosten führt. „Hier wünschen wir uns als Anwender einen partnerschaftlichen Ansatz – etwa die Möglichkeit zur nachträglichen Gutschrift, falls wir am Jahresende durch spätere Mehrverbräuche eigentlich eine höhere Rabattstufe erreicht hätten“, so Pass.

Lizenzmodelle erschweren Planung und Skalierung

Das Thema Lizenzierung wird bereits vor der Entscheidung zur Einführung zum Schlüsselfaktor. Denn: Abhängig vom genutzten SAP-Produkt und der Cloud-Umgebung müssen teilweise unterschiedliche Lizenzmodelle berücksichtigt werden. „Das hat sich zwar durch die Einführung der Document and Reporting Compliance, Cloud Edition Lizenz etwas stabilisiert, doch die architektonischen Abhängigkeiten sind nicht zu unterschätzen“, erläutert Pass. Früher sei die Bewertung oft jedoch noch komplizierter gewesen. Die Lizenzmodelle waren schwer zu durchschauen und nicht immer leicht zu vergleichen. Dadurch hat es viel mehr Zeit und Aufwand gekostet, sich bewusst für eine SAP-Lösung zu entscheiden. Dennoch sei es auch jetzt unerlässlich, frühzeitig gemeinsam mit SAP eine zukunftsfähige Strategie zu erarbeiten, um unnötige Migrationskosten oder den Betrieb redundanter Parallelumgebungen zu vermeiden. „Fehlentscheidungen können hohe Kosten verursachen“, so Pass. Aus Beratungsperspektive sollten Unternehmen vor dem Start daher unbedingt Folgendes klären: Sind alle E-Rechnungs-relevanten Prozesse bekannt? Gibt es klare Verantwortlichkeiten für den Prozess?

Aus DSAG-Sicht schmälert die fehlende durchgängige Lizenznutzung über Ländergrenzen hinweg den Mehrwert von DRC als weltweite Lösung deutlich. „Wir hatten die Hoffnung, mit einer Lizenz alle elektronischen Dokumententransfers abbilden zu können. Das wurde leider nicht erfüllt, da es immer noch keine global nutzbare Lizenz gibt“, sagt Weinlich. In der Vergangenheit wurden einige Länderlösungen, z.B. die Rechnungserstellung durch das Golden Tax System in China, mit der im Advanced Compliance Reporting gültigen Lizenz auf Umsatzbasis behandelt. „Das hat zu massiven Differenzen in der Lizenzierung geführt – und damit in unserem Fall auch dazu, dass wir uns für China für ein Alternativprodukt entschieden haben“, so Weinlich. Das ist kein Einzelfall. Wenn DRC wirtschaftlich schwer vermittelbar ist, so auch die Erfahrung aus der Beratung, prüfen Unternehmen Drittlösungen inner- oder außerhalb von SAP.

DSAG fordert: Eine Software, eine Qualität, ein Preis

Aus DSAG-Sicht ist die Lizenzproblematik gerade deshalb so zentral, weil die Lizenzen durch ihre Vielfältigkeit in der Praxis schwer nachvollziehbar sind. Zum Beispiel kann die Belegbasis im Umfeld transaktionalen Reportings zu komplizierten Lizenzsituationen führen. Zudem ist das Lizenz-Monitoring im On-Premises-Umfeld lückenhaft, wodurch für Kunden die notwendige Transparenz über bereits genutzte Lizenzen fehlt. „Als DSAG fordern wir daher eine Software, eine Qualität und einen Preis“, fasst es Weinlich in ihrer Rolle als DSAG-Arbeitsgruppensprecherin zusammen. Seitens der DSAG-Mitglieder hört sie immer wieder, dass die Lizenzgestaltung schwer zu überblicken ist, da abhängig davon, in welchem Lösungs-Set-up sich die Unternehmen befinden, abweichende Lizenzen genutzt werden müssen. „Das ist besonders für technisch nicht tief involvierte Unternehmen schwer nachvollziehbar. Je nach Geschäftsmodell, z. B. bei Unternehmen mit Massen-Fakturierung, können die Kosten aufgrund des Lizenzmodells den Rahmen sprengen“, so Weinlich.

Optimierungspotenzial bei Middleware

Neben den offenen Fragen zur Lizenzierung kritisiert die DSAG an SAP DRC auch die unterschiedliche Middleware. Gemeint sind technische Zwischenschichten und Zusatzkomponenten, die je nach Land oder Lösungskanal für die Anbindung und den Betrieb benötigt werden. Für Administrator:innen bedeutet das: Länder-Rollouts folgen nicht immer demselben Muster, sondern bringen unterschiedliche technische Setups, Tools und Betriebsanforderungen mit sich. Das erschwert die Skalierung einer eigentlich global gedachten Lösung und erhöht den Aufwand im laufenden Betrieb. Damit DRC leichter einführbar wird, sollte SAP den Anwendern bei den folgenden Punkten entgegenkommen:

• SAP sollte das Lizenzmodell vereinfachen – besonders im Hinblick auf die abweichenden Lizenzen je Lösungskanal.
  SAP sollte die Middleware weitergehend vereinheitlichen auf SAP Document and Reporting Compliance Cloud Edition.
• SAP sollte die Notes-Aktivierung besser unterstützen – zum Beispiel durch einfachere Möglichkeiten, umfangreiche Notes-Sequenzen einzuspielen. Hilfreich wären etwa Notes-Analyser-Files, die regelmäßig aktualisiert werden und Unternehmen nicht nur einmalig bei der Einführung unterstützen.
• SAP sollte eine Option bieten, um PDF-Dokumente zu generieren – insbesondere im Interface-Umfeld, um alle notwendigen Konfigurationsschritte in einem Dokument zusammenfassen zu können.
• SAP sollte die Einführung einfacher machen, indem die technische und lizenzseitige Komplexität reduziert wird. Unternehmen sollten sich nicht mit zu vielen unterschiedlichen Instanzen, Lizenzfragen und Rollout-Varianten beschäftigen müssen, sondern DRC möglichst einheitlich und nachvollziehbar einführen können.
• SAP sollte durch strategische Beständigkeit dazu beitragen, dass die Investitionen der Unternehmen langfristig sicher sind.

Wenngleich es aus Anwendersicht noch einige Stellschrauben zu drehen gibt, so darf hier jedoch bezogen auf die Produkt- und Lizenzstruktur nicht vergessen werden, das sich bereits einiges bewegt hat. Durch die Zusammenlegung von Advanced Compliance Reporting und Electronic Document Processing zu SAP DRC haben sich die Lizenzverfahren verändert: weg von einem umsatzbasierten und damit schwer planbaren Modell, hin zu einem besser planbaren Entity-Modell. „Damit sind die Lizenzen zumindest, was das Reporting anbelangt sehr übersichtlich und die Einstiegshürden für kleine Unternehmen besonders in der Public Cloud gering“, urteilt die DSAG-Arbeitsgruppensprecherin.

Mehr Flexibilität in der SAP-DRC-Lizenzgestaltung wünschenswert

Wie lautet nun das Fazit hinsichtlich SAP DRC? Überzeugt die Lösung fachlich, ist jedoch lizenzseitig noch zu schwer? Für Weinlich hat DRC fachlich den größten Mehrwert für international aufgestellte Unternehmen, deren Länderportfolio nicht zu „exotisch“ ist. Gemindert wird der fachliche Mehrwert allerdings teilweise durch fehlende oder sehr späte Lösungsbereitstellung in wirtschaftlich unbedeutenderen Ländern, wie Serbien. „Die Lizenzgestaltung ist schwer planbar und somit eine große Einstiegshürde. Aus meiner Sicht ist sie allerdings für global agierende Unternehmen gemessen am letztendlichen Mehrwert verkraftbar“, lautet das Fazit der Expertin. Auch Pass ist der Meinung, dass sich DRC in die richtige Richtung entwickelt: „Es ist positiv, dass SAP zunehmend Verantwortung übernimmt und lokalisierte Lösungen bereitstellt. Auf der Lizenzseite fehlt allerdings mehr Flexibilität. Das wirtschaftliche Risiko einer unvorhersehbaren Projektverzögerung darf nicht allein beim Anwenderunternehmen liegen.“.