S/4HANA als Chance für die Verwaltung

Frau Connert, Herr Ermert, zunächst einmal: Herzlichen Glückwunsch zur Wahl zum neuen Sprecher:innen-Team. Was hat Sie motiviert, das Amt zu übernehmen?

Doris Connert: Der Austausch innerhalb der Öffentlichen Verwaltung ist mir sehr wichtig. Viele Organisationen beschäftigen dieselben SAP-Themen, lösen sie aber unterschiedlich. Daraus können Best Practices entstehen, die sich wiederverwenden lassen – nach dem Motto: Für jede Implementierung zahlt am Ende derselbe Steuerzahlende. In meiner Rolle möchte ich diese Themen bündeln und gegenüber SAP vertreten.

Falk Ermert: Das ist ein sehr guter Punkt: Mich motiviert vor allem die Möglichkeit, die Perspektiven der Öffentlichen Verwaltung strukturiert in den Dialog mit SAP einzubringen. Der DSAG-Arbeitskreis bietet hierfür eine etablierte und wirkungsvolle Plattform, um die Öffentliche Verwaltung stärker als gestaltenden Akteur im SAP-Ökosystem zu positionieren. Wir sollten nicht nur Anwendende sein, sondern unsere spezifischen Anforderungen aktiv in die Weiterentwicklung einbringen.

Welche Rolle spielt SAP aktuell in Ihrer Organisation und im Verwaltungsumfeld insgesamt?

Ermert: SAP ist faktisch das Betriebssystem der Verwaltung für betriebswirtschaftliche Prozesse und das zentrale Rückgrat administrativer Kernprozesse. Insbesondere in den Bereichen Haushalt, Personal und Beschaffung sorgt SAP für stabile, integrierte und revisionssichere Abläufe. Als führendes System für Datenkonsistenz und Prozessintegration ist es essenziell für die Steuerungsfähigkeit der Verwaltung. Wer hier modernisiert, verändert die Verwaltung substanziell.

Connert: SAP ist das ERP-System, das bei der Stadtverwaltung, den meisten Eigenbetrieben und vielen Tochterunternehmen der Landeshauptstadt München im Einsatz ist. Ebenso werden SAP HCM und SuccessFactors sowie SAP Analytics genutzt. Ich halte SAP für das Rückgrat der Verwaltung, an das Fachverfahren angebunden sind. Dabei werden unterschiedliche Industry-Solutions eingesetzt: IS-U für die Stadtwerke, IS-Waste für Abfallwirtschaft und Stadtentwässerung, IS-H für die städtischen Kliniken. Mal liegt der Schwerpunkt in der Immobilienwirtschaft, mal in der Abbildung der Doppik und im Einnahmenmanagement. Die Umstellung auf S/4HANA ist in verschiedenen Bereichen unterschiedlich weit fortgeschritten und wird mit unterschiedlichen Migrationsansätzen durchgeführt.

Welche Bedeutung hat SAP für die digitale Transformation der Öffentlichen Verwaltung aus Ihrer Sicht?

Connert: Mit SAP S/4HANA wird die Basis für die digitale Transformation der Öffentlichen Verwaltung gelegt. Standardisierte Prozesse, die sich einfach automatisieren und mit Künstlicher Intelligenz (KI) unterstützen lassen, sind die Grundlage für eine effiziente Verwaltung von morgen.

Ermert: SAP spielt eine wesentliche Rolle als Enabler für standardisierte, integrierte und durchgängige Prozesse. Eine echte Verwaltungsmodernisierung ist ohne die Transformation der SAP-Kernsysteme kaum denkbar. Digitalisierung, die sich nur auf Frontends oder Einzellösungen beschränkt, greift zu kurz. Entscheidend ist die Modernisierung und integrative Digitalisierung der zugrunde liegenden Prozesse – und genau dort liegt die zentrale Hebelwirkung von SAP.

Was sind derzeit die größten Herausforderungen für die Öffentliche Verwaltung im SAP-Kontext?

Connert: Aus meiner Sicht ist das der Umzug in die Cloud. Alte Zöpfe müssen gekappt und der Mut zu einem integrierten Standardprozess gefunden werden.

Ermert: Die größte Herausforderung ist weniger die Technologie als die Umsetzung von Transformation unter realen Rahmenbedingungen. Knappe Ressourcen, komplexe Abhängigkeiten und steigende Erwartungen treffen aufeinander. Es geht weniger um das „Ob“, sondern um das „Wie“ der Transformation – und das ist deutlich anspruchsvoller. Auch ist die Öffentliche Verwaltung noch sehr stark von einem „Prozess treibt IT“-Gedanken geprägt. Die Entwicklung hin zu einer gemeinsamen Prozessverantwortung von Business und IT ist in den Verwaltungen mit stark hierarchisch geprägter Denkweise und oft ungesundem internen Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis noch nicht angekommen. Hier besteht gerade mit Blick auf die integrative Abbildung von Prozessen mithilfe von Standard-Software ein erheblicher Transformationsbedarf.

Wie erleben Sie das Spannungsfeld zwischen Digitalisierung, regulatorischen Anforderungen und knappen Ressourcen im Alltag?

Ermert: Dieses Spannungsfeld prägt den Verwaltungsalltag stark. Wir bewegen uns dauerhaft in einem strukturellen Zielkonflikt: Mehr Digitalisierung wird erwartet, während regulatorische Anforderungen zunehmen und Ressourcen begrenzt bleiben. Zu oft müssen Digitalisierungsprojekte auf der Fachseite neben dem Tagesgeschäft „so mitlaufen“. Hierdurch werden häufig prozessuale und technische Anforderungen einfach überrollt. Prozesse werden nicht neu und integrativ gedacht und digitalisiert, sondern zumeist aus der Ist-Welt übertragen und lediglich „elektronifiziert“. Um das zu ändern und weiterzuentwickeln, bedarf es einer klaren Priorisierung der Verwaltungsdigitalisierung sowie effizienter Steuerungs- und Governance-Mechanismen. Die Modernisierungsagenda bringt hier hoffentlich die notwendige Dynamik.

Connert: Regulatorische Anforderungen sind oft noch so formuliert, dass sie nicht zu durchgängigen digitalen Prozessen mit KI-Unterstützung passen. Eng ausgelegt lassen sie sich teilweise nur mit Papierprozessen erfüllen. Daher erleben wir im Projektalltag häufig: lieber nichts verändern und noch einen Freigabeschritt einbauen, statt Prozesse neu zu denken – mit der Begründung, anders seien die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllbar. Hinzu kommt die Ressourcenknappheit: Die wichtigen Know-how-Träger:innen aus den Fachbereichen, können nicht mehr vollständig für Projekte abgestellt werden. Und die Demografie wird die Öffentliche Verwaltung besonders treffen. Nur mit gut digitalisierten Prozessen wird es in fünf bis zehn Jahren, wenn die letzten Babyboomer in Rente sind, noch laufen.

Und übertragen auf SAP-Projekte – welche Rolle spielen Fachkräftemangel und organisatorische Veränderungen hier?

Connert: Jedes SAP-Projekt bedeutet eine organisatorische Veränderung, die sehr gut durch Veränderungsmanagement begleitet werden muss. Die Themen TVöD, Arbeitsplatzbewertungen und weitere Aspekte stehen in der Projektarbeit oft einer konsequenten Prozessänderung hin zu integrierten, digitalen Standardprozessen im Weg. Das erfordert Flexibilität während der Projektarbeit und das mutige Einschlagen neuer Wege, um zukünftig ausreichend qualifizierte Mitarbeitende in der Verwaltung zu haben.

Ermert: Der Fachkräftemangel ist ein zentraler limitierender Faktor für die Umsetzung von SAP-Projekten. Er erfordert neue Ansätze in Qualifizierung, Wissenstransfer und organisationsübergreifender Zusammenarbeit, um vorhandene Kompetenzen effizienter zu nutzen und nachhaltig aufzubauen. Auf der anderen Seite bedarf es einer konsequenteren Orientierung am Standard. Nur mit standardisierten und integrierten Verwaltungsprozessen werden wir zukünftig die notwendigen Verwaltungsaufgaben personell bewältigen können.

Wie schätzen Sie den Stand der S/4HANA-Transformation in der Öffentlichen Verwaltung ein?

Ermert: Die Öffentliche Verwaltung befindet sich insgesamt noch in einer frühen bis mittleren Phase der S/4HANA-Transformation. Während einzelne Organisationen bereits weit fortgeschritten sind, steht in der Breite die Umstellung noch bevor. Entsprechend hoch ist der Koordinations- und Unterstützungsbedarf. Die kommenden Jahre werden hierbei entscheidend dafür sein, ob die Umstellung strategisch geplant und strukturiert umgesetzt wird – oder ob sie unter zunehmendem Zeitdruck erfolgt und damit Risiken steigen.

Connert: Der Druck, bis 2030 fertig sein zu müssen, hat inzwischen alle erreicht, d.h. bei allen Organisationen, die noch nicht auf S/4HANA sind, spielt die Transformation eine große Rolle. Aber gleichzeitig gibt es viele andere Anforderungen an die Organisationen und deren IT, die alle gemeinsam umgesetzt werden müssen.

Welche besonderen Herausforderungen ergeben sich bei der Umstellung auf S/4HANA?

Ermert: Die größte Herausforderung liegt im notwendigen Kulturwandel. S/4HANA bedeutet nicht nur ein neues System, sondern ein Umdenken hin zu mehr Standard, integrierten Prozessen und verbindlichen Strukturen. Organisatorische Anpassungen und Prozessharmonisierung sind oft anspruchsvoller als die technische Migration selbst. Gerade hier zeigt sich das fehlende Zusammenspiel von Business und IT im Rahmen einer gemeinsamen Prozessverantwortung auf Augenhöhe.

Connert: Ich erlebe die SAP-Lizenzpolitik als eine der zentralen Herausforderungen im Zuge der S/4HANA-Transformation. Viele Organisationen der Öffentlichen Verwaltung erleben, dass der SAP-Vertrieb stark auf Cloud-Lösungen ausgerichtet ist. Die Cloud-Verträge sind komplex, und es bleibt oft unklar, welche zusätzlichen Services – etwa Success Plans oder CAS – tatsächlich benötigt werden. Hinzu kommt die Frage, wie eine Organisation den Weg in die für sie passende souveräne Cloud findet. Schwierig ist auch, den künftigen Lizenzbedarf und die damit verbundenen Kosten verlässlich zu ermitteln. Das betrifft insbesondere Themen wie BTP-Services, BDC und AI. Zudem werden Produkte, die bisher im ERP Professional enthalten waren, künftig teilweise deutlich teurer. Ein Beispiel ist CML, das über Fioneer lizenziert werden muss. Auch die Abkündigung wichtiger Funktionalitäten wie IS-H stellt viele Organisationen vor zusätzliche Herausforderungen.

Welche weiteren Herausforderungen ergeben sich bei der S/4HANA-Transformation?

Connert: Neben diesen lizenz- und vertragsbezogenen Fragen geht es darum, den richtigen Transformationsweg zu finden: einen Weg, den die Organisation fachlich, technisch und organisatorisch verkraften und mitgehen kann. Gleichzeitig müssen die Vorteile der neuen Technologie, die S/4HANA bietet erkannt und genutzt werden. Dabei geht es unter anderem um Themen wie Rollen und Berechtigungen, Clean-Core-Entwicklung sowie den optimalen Einsatz von Analytics-Technologien. Die Weiterentwicklung der internen SAP-Support-Organisation beziehungsweise des SAP Competence Centers ist dabei ein sehr wichtiger Baustein. Eine weitere offene Frage ist, wie öffentliche Auftraggeber trotz Ausschreibungspflichten kundenspezifische SAP-Cloud-Vertragsänderungen und Rabatte sichern können, die offenbar nur in zähen Verhandlungen erreichbar sind.

Wie bewerten Sie die Cloud-Strategie von SAP?

Connert: Die Cloud-Strategie von SAP geht inzwischen stärker in die richtige Richtung. Bei SAP scheint zunehmend angekommen zu sein, dass Behörden und öffentliche Einrichtungen besonderen Wert auf digitale Souveränität, Hosting in Deutschland und Datensicherheit legen. Herausfordernd bleiben jedoch die häufigen Änderungen bei Produktpaketen, Verträgen und Lizenzmodellen. Diese Dynamik passt nur schwer zu den vergleichsweise langsamen Lizenzbeschaffungsprozessen in der öffentlichen Verwaltung. Hinzu kommt: In einigen Bereichen gibt es zukunftsfähige SAP-Lösungen nur noch in der Public Cloud, etwa bei SuccessFactors oder Planon. Viele Organisationen zögern wegen hoher Anforderungen an Souveränität und Datensicherheit. Deshalb muss SAP klarer adressieren, welche Möglichkeiten es für die öffentliche Verwaltung in der Cloud gibt.

Ermert: Die strategische Richtung der SAP-Cloud-Strategie ist nachvollziehbar. Allerdings passen Ausgestaltung und Tempo derzeit noch nicht ausreichend zur Realität der öffentlichen Verwaltung. Für tragfähige Entscheidungen braucht es mehr Differenzierung, klarere Angebote und vor allem mehr Verlässlichkeit. Öffentliche Verwaltungen müssen langfristig planen können – insbesondere bei zentralen Themen wie Datenschutz, digitale Souveränität, Integrationsfähigkeit und der Abbildung spezifischer Verwaltungsprozesse. Daher sollte die SAP-Cloud-Strategie stärker auf die Anforderungen der Öffentlichen Verwaltung zugeschnitten werden. Nur so können Behörden fundiert entscheiden, welche Cloud-Modelle für ihre Prozesse, Daten und rechtlichen Rahmenbedingungen geeignet sind.

Welche Faktoren beeinflussen in der Öffentlichen Verwaltung die Entscheidung zwischen Cloud- und On-Premises-Lösungen?

Connert: Bei der Entscheidung zwischen Cloud- und On-Premises-Lösungen in der öffentlichen Verwaltung spielen vor allem Kosten, Souveränität, Datenschutz und Sicherheit eine zentrale Rolle. Cloud-Lösungen sind häufig im Vergleich zu den alten On-Premises-Lösungen teuer. Aus fachlicher Sicht ist der Nutzen nicht immer sofort erkennbar: Zwischen einer Private Cloud und einer On-Premises-Lösung besteht zunächst kein großer Unterschied. Zudem sind sowohl der Standort des Rechenzentrums als auch der Anbieter der Cloud-Umgebung entscheidende Faktoren. Die Public Cloud kommt daher für viele Organisationen nur in eingeschränkten Szenarien infrage.

Ermert: Die Entscheidung zwischen Cloud und On-Premises bewegt sich in der Öffentlichen Verwaltung im Spannungsfeld zwischen Effizienz und Kontrolle. Cloud-Lösungen können den eigenen Betriebsaufwand reduzieren, schnellere Innovationszyklen ermöglichen, Skalierbarkeit verbessern und durch Automatisierung helfen, knappe Ressourcen gezielter einzusetzen. Gerade der Fachkräftemangel spricht für stärker standardisierte und extern unterstützte Betriebsmodelle. Gleichzeitig bleiben digitale Souveränität, rechtliche Absicherung und operative Kontrolle zentrale Anforderungen – besonders bei sicherheitskritischen Aufgaben oder besonders schützenswerten Daten. Hinzu kommen Abhängigkeiten von Anbietern und deren Roadmaps, Integrationsaufwände in gewachsene IT-Landschaften sowie die langfristige Kostenentwicklung. Die Öffentliche Verwaltung wird daher nicht pauschal in die Cloud wechseln. Entscheidend ist, differenziert zu prüfen, welche Prozesse und Daten für Cloud-Lösungen geeignet sind und wo andere Betriebsmodelle sinnvoller bleiben.

Wo sehen Sie aktuell die größten Lücken oder Verbesserungsbedarfe in den SAP-Lösungen für die Öffentliche Verwaltung?

Connert: Bei den SAP-Lösungen für die Öffentliche Verwaltung sehe ich vor allem zwei Verbesserungsbedarfe: Best Practices sind häufig nur eingeschränkt nutzbar, und die spezifische Sprache der öffentlichen Verwaltung wird oft nicht ausreichend gesprochen.

Ermert: SAP-Lösungen sind aus meiner Sicht noch nicht konsequent genug auf die Realität der öffentlichen Verwaltung ausgerichtet. Viele Funktionalitäten sind zwar vorhanden, bilden spezifische Anforderungen – etwa im Haushalts- und Kassenwesen oder bei komplexen Governance-Strukturen – aber nicht ausreichend „out of the box“ ab. Dadurch entsteht weiterhin hoher Anpassungsaufwand.

Verbesserungsbedarf sehe ich außerdem bei der Nutzerperspektive. Es braucht durchgängige, intuitive Prozesse, die sich stärker an den tatsächlichen Arbeitsabläufen der Verwaltung orientieren. Auch die Integrationsfähigkeit bleibt eine zentrale Baustelle. Die öffentliche Verwaltung arbeitet häufig mit komplexen, historisch gewachsenen IT-Landschaften. SAP sollte dafür klarere, stabilere und einfacher nutzbare Integrationsangebote bereitstellen. Hinzu kommen strategische Themen wie fehlende Konsistenz zwischen einzelnen Lösungen, unklare Produktabgrenzungen und zu wenig Transparenz in der Weiterentwicklung. Für die öffentliche Verwaltung sind Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit besonders wichtig, weil sie langfristig plant und investiert.

Was erwarten Sie konkret von SAP in Bezug auf Produktstrategie, Transparenz und Mitgestaltungsmöglichkeiten?

Connert: Bei branchenspezifischen Komponenten wie PSCD und PSM sollte es ein engeres Miteinander zwischen öffentlicher Verwaltung und SAP geben – sowohl bei der Weiterentwicklung als auch bei der Entwicklung von Best Practices. Außerdem braucht es mehr Transparenz bei Lizenzmodellen, Produktpaketen und Cloud-Services.

Ermert: Wir brauchen weniger Ankündigungen und mehr Verlässlichkeit: belastbare Roadmaps, klare Prioritäten und echte Mitgestaltungsmöglichkeiten. Nur so kann die öffentliche Verwaltung fundierte strategische Entscheidungen treffen.

Welche Themen möchten Sie im Arbeitskreis in den kommenden Jahren besonders vorantreiben?

Connert: Ich möchte den Austausch über Vorgehen, Projektmethoden und Herausforderungen bei der S/4HANA-Umstellung stärken. Wichtig ist mir außerdem die bessere Vernetzung zwischen Arbeitsgruppen und Arbeitskreis. Weitere zentrale Themen sind Cloud, KI und E-Rechnung. Bei der E-Rechnung geht es insbesondere um einfache und kostengünstige Lösungen, da die Verwaltung vor allem Anforderungen in Deutschland abdecken muss.

Ermert: Ich möchte im Arbeitskreis vor allem die Themen S/4HANA-Transformation, Cloud-Strategien und den strukturierten Erfahrungsaustausch weiter stärken. Ziel ist eine verlässliche Plattform, auf der sich Mitglieder frühzeitig informieren, Herausforderungen diskutieren und von Praxiserfahrungen, Vorgehensmodellen und Lessons Learned anderer Organisationen profitieren können. Wichtig ist mir außerdem, die strategische Ebene des Arbeitskreises stärker mit der operativen Arbeit der Arbeitsgruppen zu verzahnen, etwa im Bereich „HR in der öffentlichen Verwaltung“. Ergänzend sollten gemeinsame Positionen zu Standardisierung, Integrationsfähigkeit und Cloud-Angeboten erarbeitet und koordiniert in den Dialog mit SAP eingebracht werden.

Was möchten Sie am Ende Ihrer Amtszeit für den Arbeitskreis und seine Mitglieder erreicht haben?

Connert: Ich möchte den Arbeitskreis als echte Austauschplattform etablieren – mit dem Ziel, Ansätze und Lösungen stärker wiederzuverwenden. Denn letztlich zahlen wir alle als Steuerzahlende die Implementierung und Weiterentwicklung. Deshalb sollten Lösungen möglichst nur einmal konzipiert werden.

Ermert: Ich möchte erreichen, dass der Arbeitskreis als unverzichtbare Stimme der öffentlichen Verwaltung im SAP-Umfeld wahrgenommen wird – mit messbarem Einfluss auf Lösungen, Strategien und Prioritäten.

Vielen Dank für das Gespräch!