Nürnberg setzt digitale Personalakte für 20.000 Beschäftigte um

Das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie Öffentliche Verwaltungen trotz ihrer vielen gewachsenen und komplexen Strukturen, strengen Datenschutzverordnungen und etablierter Papierkultur derartige Projekte erfolgreich vorantreiben können – und wo Stolpersteine liegen können. Dass die Bemühungen Früchte tragen, beweist auch der Bitkom Smart City Index. Er listet Frankens Hauptstadt 2025 unter den Top 10, wenn es um digitale Bürger-Services geht – oder anders formuliert: Bürgerinnen und Bürger können z.B. bereits seit 2013 einen Bewohnerparkausweis online stellen. Insgesamt stehen derzeit 1795 Online-Angebote für die Bürgerschaft zur Verfügung. Anders sieht die Situation bei den Beschäftigten aus: Sowohl viele der etwa 12.000 Beschäftigten der Stadtverwaltung als auch der rund 8.000 Mitarbeitenden des Städtischen Klinikums haben noch Papierakten auf dem Schreibtisch, in der Hand und im Umlauf. Das Personalwesen trifft dies besonders, denn es arbeitet fast ausschließlich mit personenbezogenen Daten mit hohem Schutzbedarf und ist Ansprechpartner für unterschiedlichste Berufsgruppen.

Hauptanforderung an die digitale Personalakte: ortsunabhängiger Zugriff

Genau das ändert sich aktuell grundlegend. Seit August 2025 ist in Nürnberg nämlich die elektronische Personalakte im Einsatz – und die hat quasi ein neues Zeitalter eingeläutet. Sophie-Isabel Nittel, HR-Partnerin Digitales Personalwesen bei der Stadt Nürnberg, kennt die Besonderheiten und erinnert sich noch gut an die Ausgangslage: „Für uns war der ortsunabhängige Zugriff entscheidend. Eines unserer Hauptanliegen war, dass eine dezentrale Person in der Dienststelle und eine zentrale Person im Personalamt zeitgleich auf dieselbe Akte schauen können." Deutlich verstärkt wurde diese Anforderung auch durch die Corona-Pandemie, denn mit Papierakten war Homeoffice für viele Sachbearbeitende schlicht nicht möglich.

Erschwerend kam ein praktisches Problem dazu: Platzmangel. Die Räume, in welchen die Papieraktenberge lagerten, könnten viel sinnvoller genutzt werden. Und auch das Thema Mitarbeitendenbindung lag den Projektbeteiligten am Herzen: Schließlich gehört es in Zeiten flexibler Arbeitsmodelle quasi zum Standard, die Möglichkeit für Homeoffice zu bieten und so für bestehende als auch neue Kolleginnen und Kollegen attraktiver zu werden.

Wie Nürnberg die digitale Personalakte eingeführt hat

Die Weichen für eine in SAP HCM integrierte Personalakte wurden bereits vor Nittels Einstieg im Jahr 2020 gestellt– die Entscheidung erwies sich als folgerichtig. „Unsere Sachbearbeitenden der Stadtverwaltung arbeiten ohnehin täglich mit SAP HCM für die Personalverwaltung und Abrechnung. Eine integrierte Lösung bedeutete für sie die geringste Umstellung. In dem System, in dem sie sowieso die meiste Zeit arbeiten, würden sie also künftig auch die Akte öffnen und bearbeiten können", erklärt Nittel die Logik dahinter und gibt direkt einen Ausblick in die nahe Zukunft und in das laufende H4S4-Migrationsprojekt: „Hierbei wird das bestehende HCM-System einschließlich zentraler Add-ons wie der elektronischen Personalakte und der Dokumentenerzeugung bis voraussichtlich November 2026 in die neue Systemlandschaft überführt.“ Im Zuge der Migration rollt das Amt für Informationstechnologie parallel auch das SAP Fiori Launchpad aus, zunächst jedoch als Einstiegspunkt für die bereits bestehenden Web-Dynpro-Anwendungen – die Entwicklung neuer, durchgängiger Fiori-Prozesse bleibt, Stand Juli 2026, einem separaten Folgeprojekt vorbehalten.

Ein weiterer Pluspunkt für die SAP-integrierte Lösung war, dass die Berechtigungs- und Zuständigkeitsstrukturen bereits vorhanden waren und weiter als Grundlage dienen konnten. Vor allem aber war es nicht erforderlich, sensible Personaldaten in ein externes System zu spiegeln – ein Argument, das sowohl den Gesamtpersonalrat als auch den Datenschutzbeauftragten überzeugte.

Synergieeffekte nutzen: doppelter SAP-Aufschlag mit dem Klinikum Nürnberg

Besonders ist das fränkische Projekt auch, weil Stadtverwaltung und Klinikum das Projekt Hand in Hand umsetzten. „Das Kommunalunternehmen Klinikum Nürnberg AöR zählt als Tochterunternehmen zur Konzernstruktur der Stadt, daher wird es in Sachen Personal IT-technisch vom SAP Kompetenzzentrum der Stadtverwaltung betreut“, berichtet Personalexpertin Nittel. „Und da beide Organisationen von einer SAP-integrierten Lösung überzeugt waren, war eine gemeinsame Ausschreibung und Implementierung nur der nächste logische Schritt. Zwei unterschiedliche Lösungen hätten das Projekt unnötig verkompliziert, Synergieeffekte wurden von Anfang an einkalkuliert.“

Worin sich die beiden Häuser allerdings unterschieden, waren verschiedene Schwerpunkte: Die Stadtverwaltung mit ihren über 70 Dienststellen ist dezentraler aufgestellt und benötigt entsprechend mehr Berechtigungsrollen und eine umfangreiche Ablagestruktur. Entsprechend lag die Herausforderung darin, gleichzeitig zwei Kundenausprägungen zu schaffen, die die unterschiedliche Organisationslogiken abbilden: eine komplexe Verwaltung mit vielen Dienststellen und sowohl zentralen als auch dezentralen Zuständigkeiten auf der einen, zentralisierte Personalprozesse bei einem der größten kommunalen Krankenhäuser Deutschlands auf der anderen Seite. Auch die technische Umsetzung von Löschregeln auf Dokumentenebene war auf Klinikseite ein wichtiger Punkt für die Projektbeteiligten. Bei der Stadt wiederum existierte bereits eine Drittlösung für eine SAP-integrierte Dokumentenerzeugung, die angebunden werden musste. Die unterschiedlichen Schwerpunkte erwiesen sich als Vorteil: Beide Seiten können voneinander lernen und Lösungen übernehmen, ein fachlicher Austausch findet bis heute alle zwei Wochen statt.

Eine lange Reise: von der ersten Anforderungssammlung bis zum Go-live

Bereits 2021 startete das Projekt, die Anforderungssammlung und die öffentliche Ausschreibung markierten den Beginn der Digitalisierungsreise. Im August 2025 fand der Go-live statt und dazwischen lag ein langer und teils hochkomplexer Weg. „Ursprünglich war ein Big-Bang-Ansatz vorgesehen, bei dem alle drei betroffenen Abteilungen gleichzeitig auf die digitale Akte umsteigen sollten. Bei zwei Abteilungen funktionierte das auch reibungslos. Bei der Abteilung Personal-Service mit Recruiting und Bewirtschaftung, mussten wir kurzfristig allerdings umdisponieren“, berichtet Nittel.

Die Gründe waren vielschichtig. Eine zentrale Rolle spielte die personalamtsinterne Scan-Stelle, die als Drehscheibe für den Posteingang fungiert. „Wir hatten vorher versucht, das Volumen zu kalkulieren", berichtet Nittel. „Aber es stellte sich heraus, dass die Scan-Stelle mit dem täglichen Papieraufkommen nicht tagesaktuell hinterherkam." Und genau das hätte ein erhebliches Prozessrisiko bedeutet.

Erschwerend kam eine Gesetzesänderung hinzu, die wenige Monate vor dem Go-live bekannt wurde: Eine Neuformulierung in der Beitragsverfahrensordnung machte es erforderlich, bestimmte abrechnungsrelevante Dokumente wie z.B. den Arbeitsvertrag weiterhin in Papierform aufzubewahren. „Obwohl wir eine Signaturlösung für das Ersetzende Scannen aufgebaut haben, müssen wir dennoch hybrid arbeiten, was ein nicht vorhergesehener Mehraufwand für die Scan-Kräfte bedeutet", so Nittel.

Schrittweise mit einem Pilotansatz zur Gesamtlösung

Der Personal-Service entschied sich daraufhin für einen schrittweisen Ansatz: Zunächst starteten nur zwei bis drei Sachbearbeiterinnen, die ihre Prozesse von Grund auf neu bewerteten und gemeinsam mit der Scan-Stelle im laufenden Betrieb optimierten. Woche für Woche wurde die Situation neu bewertet und entschieden, ob weitere Arbeitsplätze hinzukommen konnten.

Dieser pragmatische Ansatz hat sich bewährt. Ein Jahr nach dem Go-live liegt die Abdeckung bei über 90 Prozent – alle operativen Stellen arbeiten mittlerweile mit der elektronischen Personalakte. „Sie alle sind hoch zufrieden mit der Lösung", fasst Nittel das Feedback zusammen. „Jeden Tag zeigt sich deutlich deren Potenzial."

Mehr Transparenz und schnellere Prozesse

Auch wenn belastbare Zahlen zu Effizienzgewinnen noch ausstehen – in den ersten Monaten nach einer Umstellung ist natürlich mit Einarbeitungszeit zu rechnen –, zeigen sich die qualitativen Verbesserungen bereits deutlich. Dazu zählen unter anderem eine deutlich höhere, abteilungsübergreifende Transparenz und Schnelligkeit, denn Informationen, die vorher physisch von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz wandern mussten, sind nun sofort verfügbar.

Die Aktenlösung bietet zudem Funktionen, die über das reine Ablegen von Dokumenten hinausgehen: Notizen können direkt auf Dokumenten oder auf Aktenebene hinterlegt werden, Aufgaben lassen sich zuweisen und mit Fälligkeiten versehen. Benachrichtigungen erfolgen automatisch per E-Mail oder über eine integrierte To-do-Liste. „Im Vergleich zum Papier, wo man zwar auch etwas auf ein Post-it schreiben kann, aber dann Tage vergehen, bis die Akte tatsächlich an einem anderen Arbeitsplatz landet, spüren wir hier den Unterschied in punkto Übersichtlichkeit und Prozessgeschwindigkeit natürlich enorm", erläutert Nittel.

Datenschutz als treibende Kraft für Architekturänderungen

Die Einführung der elektronischen Personalakte auf SAP-Basis führte auch zu weitreichenden Änderungen der technischen Infrastruktur. Vor dem Projekt liefen Stadt und Klinikum sowie zwei weitere städtische Tochterbetriebe in einer Ein-Mandanten-Landschaft – also in einer gemeinsamen SAP-Umgebung, in der die verschiedenen Organisationseinheiten nur durch bestimmte Merkmale unterschieden wurden. Für die digitale Personalakte mit besonders sensiblen Beschäftigtendaten reichte eine rein logische Trennung über Berechtigungen aber nicht mehr aus, deshalb wurden die Datenbestände technisch stärker voneinander separiert. Nittel: „Die größte Herausforderung lag darin, das Ganze aufzutrennen und vier eigenständige Mandanten einzurichten. Diese Architekturänderung verursachte zwar erheblichen Mehraufwand bei der Vorbereitung sowie im laufenden Betrieb, schuf aber eine klare technische Trennung der Datenbestände entsprechend allen vorgegebenen Datenschutzanforderungen.“

Drei Projekte statt eins

Was von außen als ein einziges Digitalisierungsprojekt erscheint, waren in Wirklichkeit also drei eigenständige IT-Vorhaben. Neben der eigentlichen Personalakte musste ein SAP-kompatibles revisionssicheres Archiv implementiert werden: die Voraussetzung für die rechtssichere digitale Aufbewahrung. Hinzu kam die Einführung einer Signaturlösung für das Ersetzende Scannen. „Ich bin stolz darauf, dass wir diese Basisinfrastruktur mitgeschaffen haben", sagt Nittel. Das SAP-Archiv spielt eine wichtige Rolle für die gesamte SAP-HANA-Datenbank-Migration der Stadt, die Signaturlösung kann auch von anderen Dienststellen und für andere Anwendungen genutzt werden. „Ich sehe unser Projekt-Team ein Stück weit als Wegbereiter für andere Projekte."

Lessons learned: Was beim nächsten Mal anders laufen sollte

Rückblickend identifiziert Nittel zwei zentrale Erkenntnisse. Erstens: Das Change-Management noch stärker von der technischen Einführung zu entkoppeln. „Die Sachbearbeitung basiert auf zum Teil jahrzehntelang eingespielten Abläufen mit Papier bzw. der Papierakte und deren Bearbeitung und Ablage. Diese verschwinden nicht automatisch, nur weil man ein IT-System einführt." Ein vorgelagertes oder begleitendes Kulturprojekt, das digitaleres Arbeiten und papierunabhängige Logiken fördert, wäre ihres Erachtens nach hilfreich gewesen – lässt sich aber kaum nebenbei in ein IT-Projekt integrieren, weder zeitlich noch finanziell.

Zweitens: Die organisatorische Anpassung der operativen Prozesse – insbesondere die Umstellung des Posteingangs und der Aufbau der Scan-Stelle – hätten als eigenständiges Projekt mit zusätzlichen Ressourcen behandelt werden müssen. „Dass dieselben Personen sich um die technische Gesamtlösung aus Personalakte, Signatur und Scan-Stelle und gleichzeitig um verschiedene Verfahrensanweisungen für über 100 Sachbearbeitende und die Scan-Kräfte kümmern, das war schlicht zu viel", resümiert Nittel. Die Kapazitäten kollidierten, die Aufmerksamkeit wurde verteilt.

Der Blick nach vorn: KI und weitere Digitalisierungsschritte

Die Digitalisierung der Personalarbeit ist mit der elektronischen Akte nicht abgeschlossen. Auf der Agenda steht die Erweiterung des Service-Portals für Mitarbeitende, das künftig noch mehr Self-Service-Funktionen für die Beschäftigten bieten soll. Als wichtigster Prozess wird der Arbeitszeitänderungsantrag genannt – sei es Teilzeit oder Stundenaufstockung –, weil er volumenmäßig am häufigsten vorkommt.

Parallel laufen Vorbereitungen, um den Einstellungsprozess durchgängig digital abzubilden. Wenn neue Mitarbeitende zur Vertragsunterzeichnung kommen, sollen alle notwendigen Daten direkt digital erfasst werden können, anstelle zig Papierformulare nutzen und unterzeichnen zu müssen.

Auch Künstliche Intelligenz (KI) hält verstärkt Einzug in der fränkischen Verwaltung. Bereits umgesetzt ist ein Robotic-Process-Automation (RPA)-Bot, der einen Teilprozess bei der Zeugniserstellung automatisiert – entstanden ist er in Zusammenarbeit mit dem Amt für Digitalisierung und Prozessorganisation. Für die Zukunft ist geplant, KI beim Scannen und der Zuordnung des Posteingangs einzusetzen. Die Idee dahinter: Eine KI-unterstützte Scan-Software soll anhand von Stichworten im Betreff erkennen, welcher Abteilung ein Dokument zuzuordnen ist und so die Verteilung des Posteingangs automatisieren. Das entsprechende Projekt befindet sich in Vorbereitung.

Fazit: Mehr als nur eine neue Software

Die Einführung der elektronischen Personalakte bei der Stadt Nürnberg zeigt, dass Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung machbar ist, aber Ausdauer und Flexibilität voraussetzt. Der ursprüngliche Big-Bang-Ansatz musste angepasst werden, Änderungen von Rechtsvorschriften durchkreuzten die Pläne für komplett papierloses Arbeiten, und die organisatorischen Begleitprozesse erwiesen sich als aufwändiger als gedacht.

Dennoch ist das Projekt ein Erfolg: Ein Jahr nach dem Go-live arbeiten alle operativen Stellen des Personalamtes mit der digitalen Akte, die Mitarbeitenden sind zufrieden und die Stadt hat eine Infrastruktur geschaffen, die weit über das ursprüngliche Projektthema hinaus Nutzen stiftet. „Ich bin stolz auf mein Projektteam", sagt Nittel. „Wir haben auch in schwierigeren Situationen gut zusammengehalten und eine gute Stimmung gepflegt. Das ist nicht selbstverständlich."