KONSENS-Mitteilungsverfahren: Pflichtaufgabe oder Chance zur Prozessoptimierung?
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Seit der Einführung des KONSENS-Mitteilungsverfahrens (KMV) stehen viele HR-Abteilungen vor einer neuen Herausforderung: Gesetzlich vorgeschriebene Meldungen an die Finanzverwaltung müssen einheitlich, digital und nachvollziehbar übermittelt werden. Was zunächst wie eine technische Anpassung erscheint, hat in der Praxis weitreichende Auswirkungen auf bestehende Prozesse.
Denn die eigentliche Herausforderung liegt häufig nicht in der Meldung selbst, sondern im Weg dorthin. Woher stammen die Daten? Wer bereitet sie auf? Wie erfolgt die Übermittlung? Und wie werden Rückmeldungen der Finanzverwaltung dokumentiert und verarbeitet?
Gerade in gewachsenen Systemlandschaften finden sich häufig manuelle Zwischenschritte. Daten werden exportiert, in Dateien übertragen, über Portale versendet oder außerhalb des führenden Systems dokumentiert. Das kostet Zeit, bindet Ressourcen und erhöht die Fehleranfälligkeit. Hinzu kommt: Mit dem KMV gewinnt die Nachweisbarkeit an Bedeutung. Unternehmen müssen jederzeit nachvollziehen können, welche Meldungen übermittelt wurden und welche Rückmeldungen vorliegen.
Wenn aus einer Pflicht ein durchgängiger Prozess wird
Genau hier setzt FIS/hrd KMV an. Die Lösung wurde speziell für die Umsetzung des KONSENS-Mitteilungsverfahrens in SAP HCM entwickelt und integriert den gesamten Meldeprozess direkt in das bestehende HR-System.
Relevante Personaldaten und Abrechnungsergebnisse werden automatisch übernommen, gemäß den Vorgaben der Finanzverwaltung aufbereitet und verschlüsselt über die zentrale KMV-Schnittstelle übermittelt. Manuelle Exporte oder zusätzliche Portallösungen sind nicht erforderlich.
Ein besonderer Vorteil liegt im Rückkanal: Rückmeldungen der Finanzverwaltung werden automatisiert empfangen und direkt den entsprechenden Vorgängen zugeordnet. Dadurch entsteht ein durchgängiger, nachvollziehbarer Prozess innerhalb von SAP HCM.
Weniger Aufwand für HR und IT
Durch die Integration in SAP HCM bleiben Daten dort, wo sie ohnehin gepflegt und verarbeitet werden. Doppelte Datenhaltung, Medienbrüche und manuelle Übertragungen entfallen. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von einer höheren Datenqualität, da Informationen direkt aus den vorhandenen Stamm- und Abrechnungsdaten übernommen werden.
Für HR-Abteilungen bedeutet dies eine spürbare Entlastung im Tagesgeschäft. Statt Meldungen manuell vorzubereiten oder Rückmeldungen verschiedener Stellen nachzuverfolgen, können sich die Mitarbeitenden auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Auch die IT profitiert, da keine Eigenentwicklungen oder separaten Schnittstellen betrieben werden müssen.
Gut vorbereitet auf aktuelle und zukünftige Anforderungen
Das KONSENS-Mitteilungsverfahren bildet die Grundlage für eine zunehmend digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung. Weitere Meldeverfahren werden voraussichtlich folgen. Umso wichtiger ist es, frühzeitig auf eine Lösung zu setzen, die bestehende Prozesse unterstützt und zukünftige Anforderungen mitdenken kann.
FIS/hrd KMV ermöglicht Unternehmen eine sichere, nachvollziehbare und effiziente Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben – direkt in SAP HCM und ohne unnötigen Mehraufwand.
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