Archivierung und Dokumenten-basierte Prozesse auf dem Prüfstand

Welche ist aktuell die größte Herausforderung für Unternehmen im Bereich Datenmanagement?

Jutta Gimpel: Mit dem Wechsel zu S/4HANA und RISE with SAP ändert sich vieles, auch die Anforderungen an Archivlösungen. Es muss z. B. die Frage beantwortet werden, ob die bisherige Archiv-Anwendung noch passt, ob sie angepasst oder sogar ersetzt werden muss.

Durch den Transformationsdruck Richtung SAP S/4HANA, RISE with SAP sowie Cloud‑ und Hybrid-Szenarien rücken Fragen rund um Archivierung, Datenmanagement und Information Lifecycle Management (ILM) stärker in den Fokus.

Pier-Francesco Cantatore: Bestehende Archivkonzepte stehen auf dem Prüfstand. Denn Unternehmen müssen klären, wie sie Compliance‑, Datenschutz‑ und Performance‑Anforderungen auch in neuen Betriebsmodellen sicher erfüllen können. Gleichzeitig verändern sich die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen – sowohl durch SAP‑Strategien als auch durch regulatorische Anforderungen. Der Partnertag bietet daher einen hochaktuellen Austausch zu bewährten Ansätzen und neuen Lösungswegen.

Was ist im Bereich Dokumentenbasierte Prozesse gerade ganz oben auf der Agenda?

Rinaldo Heck: SAP hat den Weg von R/3 über S/4HANA, in die Private Cloud und schließlich in die Public Cloud vorgezeichnet und geht ihn konsequent. So weit, so nachvollziehbar. Was jedoch noch größtenteils ungelöst ist, ist die Problematik, alle archivierten und aktuellen Dokumente in die jeweiligen Cloud-Systeme der „neuen“ Welt mitzunehmen. Was in dem einen System über viele Jahre über HTTPS an- und abgelegt wurde ist nicht mehr kompatibel mit der Cloud-Welt. Hier kommt das Harmonized Document Management ins Spiel und die von SAP genutzte CMIS-Schnittstelle. Jetzt wurde eine weitere Schnittstelle für Mitte 2026 angekündigt, die dann die komplette Welt der SAP (also auch NICHT-SAP-Systeme) vereinen soll. Das ist zwar die logische Konsequenz, bringt aber auch ein Problem mit sich: Auf Dokumente, die in einem alten System abgelegt sind, kann aus anderen Systemen nicht mehr zugegriffen werden. Gleichzeitig macht sich gerade in der SAP Welt die 2-Tier-Architektur breit. Das heißt: Alte und neue SAP-Systeme kombiniert mit SAP Public ERP werden gleichzeitig genutzt. Demzufolge werden Dokumente aus modernen Systemen auch in älteren benötigt. Diese Herausforderung gilt es zu lösen.

Was soll mit der Veranstaltung erreicht werden?

Jutta Gimpel: Mit dem Partnertag wollen wir Unternehmen ansprechen, die Fragen rund um die Archivierung von Daten aus dem SAP-System beschäftigt oder die sich über das Daten- und Informationsmanagement über den gesamten IT-Lebenszyklus des Information Lifecycle Managements informieren wollen.

Rinaldo Heck: Die Teilnehmenden sollen die Problemstellung kennenlernen und wie man aus Sicht des Arbeitskreises damit umgehen kann. In vielen Projekten werden immer die Prozesse und Daten beleuchtet. Die Dokumente fallen bis zum Ende der Projekte meist nicht auf. Das kann in Zukunft zu ernsthaften Herausforderungen führen. Darauf wollen wir beim Partnertag die Aufmerksamkeit lenken.

Welche Zielgruppe soll durch die Veranstaltung angesprochen werden?

Jutta Gimpel: Der DSAG‑Partnertag Archivierung richtet sich an IT‑ und SAP‑Verantwortliche, Architektur‑ und Basis‑Teams sowie ILM‑ und Datenmanagement‑Experten. Aber auch für Vertreter von Fachbereichen mit Compliance‑, Datenschutz‑ oder Revisionsbezug lohnt es sich, am Partnertag teilzunehmen. Besonders attraktiv wird die Veranstaltung für Unternehmen, die sich aktuell mit S/4HANA‑Transformationen, RISE‑Szenarien oder der Weiterentwicklung bestehender Archivlösungen beschäftigen. Ihnen bietet wir mit unserer Agenda eine gute Orientierung, um Lösungsansätze zu bewerten und Anbieter zu suchen.

Rinaldo Heck: Die Zielgruppe ist weit gefasst, denn dazu gehören alle, die in SAP mit Dokumenten arbeiten, diese bearbeiten und über mehrere SAP-Systeme hinweg darauf zugreifen müssen. Das gilt sowohl für aktuelle aber vor allem auch für archivierte Daten. Und hier schließt sich der Kreis zum Arbeitskreis Datenarchivierung und ILM und zu diesem gemeinsam gestalteten Partnertag.

Was wird beim Partnertag ein zentrales Thema sein?

Pier-Francesco Cantatore: Im Mittelpunkt stehen weniger KI‑Anwendungen an sich, sondern die notwendigen Grundlagen im Datenmanagement, die für den Einsatz moderner Technologien – einschließlich KI – unerlässlich sind. Dementsprechend sind u.a. Datenreduktion, saubere Archivierungs‑ und ILM‑Konzepte sowie Compliance‑ und Datenschutzanforderungen zentrale Aspekte. Aber auch über die Einordnung dieser Punkte wird im Kontext von S/4HANA, RISE und Cloud‑Szenarien zu reden sein. Die Teilnehmenden sollen erfahren, wie sie ihre Datenlandschaften zukunftsfähig aufstellen und gleichzeitig regulatorisch sicher bleiben können.

Inwieweit wird KI eine Rolle spielen und wo liegt darin für das Datenmanagement das größte Potenzial?

Pier-Francesco Cantatore: Künstliche Intelligenz werden wir als Querschnittsthema im Kontext von Datenmanagement und Archivierung betrachten. Dabei sehen wir das größte Potenzial darin, große Datenbestände besser zu analysieren, zu klassifizieren und zu bewerten – etwa im Hinblick auf Aufbewahrungspflichten, Löschkonzepte, Datenqualität oder Nutzbarkeit. Voraussetzung dafür ist jedoch ein sauber strukturiertes, regelbasiertes und revisionssicheres Datenmanagement. Damit schaffen Archivierung und ILM die Grundlage, auf der KI‑Szenarien sinnvoll und compliant eingesetzt werden können.

Was kann KI bei den dokumentenbasierten Prozessen bewirken?

Rinaldo Heck: Die Berührungspunkte zur Document AI von SAP sind da. Allerdings gibt es noch einiges zu tun. Hierzu werden wir beim Partnertag aus erster Hand vom SAP-Produktmanagement den aktuellen Stand erfahren.

Was können die Teilnehmenden von der Veranstaltung mitnehmen?

Jutta Gimpel: Die Veranstaltung soll einen Überblick geben über den Stand und die geplanten Entwicklungen zur Dokumenten- und Datenarchivierung und zu ILM. Außerdem berichten die unterschiedlichen Anbieter über ihre Lösungen, damit die Teilnehmenden die für ihre eigenen Anforderungen passende besser auswählen können.

Rinaldo Heck: Sicher ist, dass die Teilnehmenden gebündeltes Wissen von der DSAG, dem direkten SAP-Ansprechpartner und von Anbietern in diesem Bereich erhalten. Solch komprimiertes Know-how gibt es in einer Präsenzveranstaltung sonst selten bis nie. Hier setzen die beiden Arbeitskreise ein klares Signal: Gemeinsam konstruktiv nach vorne.

Herzlichen Dank für das Gespräch!